時間就是金錢”，盡管這句話我們已經(jīng)聽膩了，但在項目管理中確實是真理 。項目工時直接影響著項目費用和成本，因為不論你的項目工作是按小時還是按固定費用計費和付款，你在一段工時內(nèi)完成的工作越多，你的效率就越高，費用和成本也就越低 。
這就是為什么記錄項目團隊在工作上花費的時間和了解項目收入和費用一樣重要 。跟蹤工時有助于了解項目的收入和支出，以及預(yù)測未來周期的結(jié)果 。在本文中，我們將進一步了解項目工時管理的重要性，項目工時跟蹤的基本規(guī)則，以及如何實現(xiàn)項目工時管理 。
為什么跟蹤工時對項目這么重要？
對于許多項目來說，跟蹤工時通常是按小時計算為客戶完成的工作的費用 。但即便你的項目沒有按小時計費，跟蹤工時仍然有意義 。以下是跟蹤工時對項目的好處：
1、審查和分析團隊的績效和效率 。工時跟蹤是審查和分析團隊的績效和效率最簡單和最直接的方法 。收集團隊的工時費用數(shù)據(jù)，有助于我們了解全局，理解生產(chǎn)力動態(tài)，找出哪些可以優(yōu)化和哪些需要優(yōu)化 。
2、規(guī)避隱藏的項目費用 。如果安排得當，工時跟蹤可以解決工時費用不明的常見問題，例如，減少花費在閱讀電子郵件或與同事溝通上的時間 。
3、提供可靠的計劃和預(yù)測依據(jù) 。歷史周期的工時跟蹤數(shù)據(jù)提供執(zhí)行特定任務(wù)所需工時的見解 。
4、最后一點也不容小覷，那就是：對于正式員工來說，工時跟蹤數(shù)據(jù)支持對他們的工作效率和績效進行分析，看看有哪些地方可以改進和優(yōu)化 。
項目工時跟蹤的基本規(guī)則是什么？
工時跟蹤只有在提供準確數(shù)據(jù)的情況下才有意義，否則，它就會變成浪費時間的活動，對團隊績效和工作環(huán)境不會產(chǎn)生任何積極影響 。以下是考慮如何安排工時跟蹤的基本技巧：
首先，使用帶有專業(yè)的項目工時表軟件，確保工時跟蹤和數(shù)據(jù)分析不需要太多時間和精力 。自動化系統(tǒng)有助于減少時間和精力的消耗，但也依賴于整個流程的清晰度和透明度 。在8Manage工時表中創(chuàng)建清晰的工作結(jié)構(gòu)并設(shè)置報表，這樣你以后就可以通過幾次點擊來生成報表 。
其次，向項目團隊解釋為何你要執(zhí)行工時跟蹤，以及為何工時表數(shù)據(jù)非常重要 。你希望員工將此作為工作流的重要組成部分，并準確記錄數(shù)據(jù) 。你需要協(xié)助團隊成員采用工時跟蹤，及時提醒他們填寫工時表，幫助他們明確哪些活動應(yīng)該跟蹤到特定任務(wù)，跟蹤他們是如何填寫工時表 。
最后，分析收集到的數(shù)據(jù)，了解工作流中可能存在的缺點和瓶頸，評估團隊成員的效率，弄清楚是否有成員不堪重負或者工作量太少 。
項目工時管理的主要步驟是什么？
工時跟蹤是成功管理工時的關(guān)鍵 。那么，如何建立工時管理程序，實現(xiàn)按時交付項目呢？項目的工時管理周期包含這三個步驟：
第一，跟蹤在當前工作周期完成的工作的工時費用 。稍后，你將會用這些數(shù)據(jù)來安排未來周期的工作，因此數(shù)據(jù)的準確性非常重要 。
第二，分析結(jié)果 。在每個周期結(jié)束時執(zhí)行這一步，看看取得了哪些成績，有哪些可以改進的地方，團隊中哪些動態(tài)值得密切關(guān)注 。
第三，在全面分析數(shù)據(jù)之后，你可以使用數(shù)據(jù)來為下一周期的估算做準備、預(yù)測團隊的能力以及規(guī)劃未來的工作量 。
如何分析工時費用？
數(shù)據(jù)分析通常是一項復(fù)雜而繁瑣的活動，但自動化工具可以幫你節(jié)省大量時間和精力 。8Manage工時表軟件提供內(nèi)置報表，你可以用這些報表對特定時期、活動和團隊的數(shù)據(jù)進行匯總 。
數(shù)據(jù)分析的最終結(jié)果是工時跟蹤活動的關(guān)鍵點，要確保用于工時跟蹤的工具包含足夠靈活的報表模塊，從不同角度查看數(shù)據(jù) 。分析工時費用，你可以這樣做：
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