11.3.4 紙質檔案的立卷應包括：卷內材料的排列與編號、卷內目錄和備考表的編制、檔案袋的編寫工作 。
11.3.5紙質檔案裝訂應符合下列規(guī)定：材料上的金屬物應全部剔除干凈，操作時不得損壞材料，不得對材料進行剪裁；破損的或幅面過小的材料應采用A4白襯紙托裱，1頁白襯紙應托裱1張材料，不得托裱2張及以上材料；字跡擴散的應復制并與原件一起存檔，原件在前，復制件在后；幅面大于A4的材料，應按A4大小折疊整齊，并預留出裝訂邊際；卷內目錄題名與卷內材料題名、檔案袋姓名與卷內材料姓名應保持一致 。姓名不得用同音字或隨意簡化字代替 。卷內材料應向左下角對齊，裝訂孔中心線距材料左邊際應為12.5mm；應在材料左側采用線繩或不銹釘書針裝訂；材料折疊后過厚的，應在裝訂線位置加入墊片保持其平整；卷內材料裝訂后，應整齊美觀，不得壓字、掉頁，不得妨礙翻閱 。
11.3.6 紙質檔案整理裝訂完畢，宜消毒除塵后入庫、上架 。
11.3.7公租房檔案保管應符合下列規(guī)定：
1 檔案庫房應安裝溫濕度記錄儀、配備空調及去濕、增濕設備，并應定期進行檢修、保養(yǎng)；庫房的溫度應控制在14℃～24℃，相對濕度應控制在45%～60%；
2檔案庫房應配備消防器材，并應按要求定期進行檢查和更換；應安全使用電器設備，并應定期檢查電器線路；庫房內嚴禁明火裝置和使用電爐及存放易燃易爆物品；庫房內應安裝防火及防盜自動報警裝置，并應定期檢查；
3檔案庫房人工照明光源宜選用白熾燈，照度不宜超過100Lx；當采用熒光燈時，應對紫外線進行過濾；不宜采用自然光源，當有外窗時應采取遮陽措施，檔案在任何情況下均應避免陽光直射；
4檔案密集架應與地面保持80mm以上距離，其排列應便于通風降濕；
5應檢查蟲霉、鼠害 。當發(fā)現(xiàn)蟲霉、鼠害時，應及時投放藥劑，滅菌殺蟲；
6應配備吸塵器，加裝密封門 。有條件的可設置空氣過濾裝置 。
11.4電子檔案管理
11.4.1電子檔案的范圍應包括電子檔案目錄、及紙質檔案的數(shù)字化加工處理成果 。
11.4.2電子檔案應以核準通過1次為1件，按件建立電子檔案目錄 。
11.4.3公租房住房項目的房屋基本單元應與電子檔案目錄形成關聯(lián) 。
11.4.4住房保障紙質檔案應進行數(shù)字化處理 。
11.4.5數(shù)字化處理基本流程應包括案卷整理、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)關聯(lián)、數(shù)據(jù)驗收、數(shù)據(jù)備份與異地保存 。
11.4.6數(shù)字化處理過程中應建立紙質檔案數(shù)字化各環(huán)節(jié)的安全保密管理機制 。紙質檔案數(shù)字化的各個環(huán)節(jié)均應進行詳細的登記，并應及時整理、匯總，裝訂成冊，在數(shù)字化工作完成的同時形成完整、規(guī)范的記錄 。
11.4.7數(shù)字化掃描處理應符合下列規(guī)定：
1掃描應根據(jù)檔案幅面的大小選擇相應規(guī)格的掃描設備，大幅面檔案可采用大幅面掃描儀，也可采用小幅面掃描后的圖像拼接方式處理；
2對頁面為黑白二色且字跡清晰、不帶插圖的檔案，可采用黑白二值模式進行掃描；對頁面為黑白二色，但字跡清晰度差或帶有插圖的檔案，以及頁面為多色文字的檔案，可采用灰度模式掃描；對頁面中有紅頭、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插圖的檔案，可采用彩色模式進行掃描；
3當采用黑白二值、灰度、彩色等模式對檔案進行掃描時，其分辨率宜選擇大于或等于200dpi；在文字偏小、密集、清晰度較差等特殊情況下，可適當提高分辨率；
4對粘貼折頁，可采用大幅面掃描儀掃描，或先分部掃描后拼接；對部分字體很小、字跡密集的情況，可適當提高掃描分辨率，選擇灰度掃描或彩色掃描，采用局部深化技術解決；對字跡與表格顏色深度不同的，采用局部淡化技術解決；對頁面中有黑白或彩色照片的材料，可采用JPEG、TIF等格式儲存，應確保照片清晰度 。
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