（四）工程項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程要與基建文件材料的形成、積累、整理、審定工作同步進(jìn)行，工程竣工驗(yàn)收要與基建檔案驗(yàn)收同步進(jìn)行，否則基建項(xiàng)目不得進(jìn)行竣工驗(yàn)收 ?；ú牧蠚w檔以后，檔案部門(mén)出具歸檔合格證明，財(cái)務(wù)部門(mén)方可作財(cái)務(wù)結(jié)算 。
（五）修繕工程基建檔案由于有其特殊性，參照“上海交通大學(xué)基建檔案管理辦法”收集歸檔，詳見(jiàn)附件一 。
第二條基建材料的歸檔要求
（一）基建文件材料的形成、積累、整理、歸檔是計(jì)劃、規(guī)劃、設(shè)計(jì)、投資、施工、行政等各個(gè)分管部門(mén)的重要任務(wù)，這些部門(mén)應(yīng)有一名領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作，并由專(zhuān)職人員對(duì)相關(guān)材料進(jìn)行收集歸檔工作 。
（二）歸檔的基建文件材料必須反映項(xiàng)目管理和建設(shè)的全過(guò)程，保證完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng) 。歸檔的重點(diǎn)是項(xiàng)目建設(shè)各個(gè)階段形成的不同載體形式的文件材料，特別是包括竣工圖在內(nèi)的全套圖紙 。
（三）凡歸檔的文件材料均應(yīng)是原件，做到審查手續(xù)完備、制成材料優(yōu)良、格式統(tǒng)一、字跡清楚，圖面清晰、整潔，不得用易褪色的書(shū)寫(xiě)材料書(shū)寫(xiě) 。
（四）具有法律依據(jù)和憑證的文件材料、簽字和印鑒必須齊全，請(qǐng)示與批復(fù)要同時(shí)歸檔，缺一不可 。如果報(bào)告、請(qǐng)示后無(wú)批復(fù)，經(jīng)辦人應(yīng)注明辦理情況，以備日后考查 。
（五）竣工圖歸檔需4套，文字材料、底圖、底片和聲像材料各歸檔2套 。４套竣工圖分別交由區(qū)城建檔案館、校檔案館、基建檔案室、資產(chǎn)處歸檔 。
（六）凡具有法律效果的重要文件材料(審批文件、產(chǎn)權(quán)證明、使用證明、處理產(chǎn)權(quán)糾紛等)在辦理、處理完畢后應(yīng)及時(shí)歸檔；竣工圖、施工文件材料、聲像材料在竣工驗(yàn)收后二個(gè)半月內(nèi)完成歸檔，以配合檔案編制工作，及時(shí)完成項(xiàng)目完整性歸檔 。管理性文件材料在每年六月底前歸檔 。
（七）專(zhuān)職檔案人員應(yīng)經(jīng)常深入了解有關(guān)部門(mén)基建文件材料積累情況，并進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo) 。基建項(xiàng)目竣工驗(yàn)收時(shí)必須有校檔案館人員參加 。
（八）修繕工程竣工資料歸檔要求（見(jiàn)附件）
第三條基建材料的歸檔范圍
基建材料的歸檔范圍，主要包括綜合管理、立項(xiàng)論據(jù)、規(guī)劃設(shè)計(jì)、招投標(biāo)文件、施工管理、竣工資料、概算決算等等，具體歸檔范圍見(jiàn)下列各表：
（一）行政管理類(lèi)
文件名稱(chēng)
要求
責(zé)任部門(mén)
1
領(lǐng)導(dǎo)講話(huà)、重要會(huì)議記錄、紀(jì)要、專(zhuān)家咨詢(xún)意見(jiàn)等
原件
計(jì)劃投資科
2
有關(guān)請(qǐng)示報(bào)告、批復(fù)、批準(zhǔn)等
原件
計(jì)劃投資科
3
建設(shè)工程涉外文件
原件
綜合管理科
4
土地動(dòng)遷協(xié)議
原件
綜合管理科
5
建設(shè)用地規(guī)劃許可證、申請(qǐng)表及有關(guān)文件、圖紙、資料
原件
工程管理科
6
建設(shè)用地許可證、審核批準(zhǔn)地形圖
原件
工程管理科
（二）前期計(jì)劃、招投標(biāo)類(lèi)
文件名稱(chēng)
要求
責(zé)任部門(mén)
1
項(xiàng)目建議書(shū)報(bào)告及批復(fù)
原件
計(jì)劃投資科
2
可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響報(bào)告及批復(fù)
原件
計(jì)劃投資科
工程管理科
3
建設(shè)用地選址意見(jiàn)及批復(fù)
原件
綜合管理科
4
設(shè)計(jì)任務(wù)書(shū)及批復(fù)
原件
工程管理科
5
重要問(wèn)題的請(qǐng)示報(bào)告以及附件
原件
經(jīng)辦科室
6
設(shè)計(jì)、勘測(cè)、施工、監(jiān)理招標(biāo)、中標(biāo)材料文件
原件
計(jì)劃投資科
7
其他分包項(xiàng)目的招投標(biāo)材料文件
原件
計(jì)劃投資科
8
合同
原件
計(jì)劃投資科
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