商務(wù)信函是兩個(gè)平等法人之間的往來(lái)文書(shū) ， 反映雙方平等、互惠互利的關(guān)系 。 商務(wù)信函的寫(xiě)作應(yīng)相互尊重 ， 以禮相待 。
（七）要求時(shí)限性
商務(wù)信函是在商務(wù)活動(dòng)的每個(gè)環(huán)節(jié)中形成的 ， 每封信函都是一定時(shí)限內(nèi)的.雙方意愿的明確表達(dá) 。 因此 ， 接收對(duì)方的信函后必須及時(shí)回復(fù) 。 目前 ， 信函的傳遞越來(lái)越多地使用圖文傳真、電子郵件等快速傳遞形式 ， 以適應(yīng)這一特點(diǎn)的需要 。
商務(wù)信函一般由三部分組成：信頭、正文、信尾 。
（一）信頭
信頭即信函的開(kāi)頭 ， 由發(fā)信人名稱及地址、標(biāo)題、函號(hào)、稱謂、收信人地址和單位等組成 。
1發(fā)信人名稱及
發(fā)信人名稱及地址一般寫(xiě)明發(fā)信人企業(yè)單位名稱及詳細(xì)地址 。 還包括電話號(hào)碼、電報(bào)掛號(hào)、專用電碼、電傳、傳真、等商務(wù)聯(lián)系信息 。
2．標(biāo)題
作為商務(wù)信函 ， 它與一般的普通信件不同 ， 只要不是企業(yè)單位個(gè)人與個(gè)人之間的交流 ， 商務(wù)信函一般可以有標(biāo)題 。 標(biāo)題位置在信文首頁(yè)卜方 ， 居中書(shū)寫(xiě) ， 其內(nèi)容是標(biāo)明事由 。 事由要求概括出函件的主旨、中心 ， 使收信人通過(guò)標(biāo)題就對(duì)信文的主要內(nèi)容有大致的了解 。 常見(jiàn)的商務(wù)信函標(biāo)題有以下兩種形式：
(1)由事由加文種名稱“函”構(gòu)成 ， 如“關(guān)于要求承付打印機(jī)貨款的函”、“推銷函”、“訂購(gòu)函”、“索賠函”等 。
(2）先寫(xiě)“事由”二字 ， 加冒號(hào)提示 ， 然后直接標(biāo)寫(xiě)該信函的內(nèi)容 ， 如“事由：機(jī)動(dòng)車索賠” 。
3函號(hào)
函號(hào)即編號(hào) ， 分為對(duì)方編號(hào)和己方編號(hào) 。 在外貿(mào)業(yè)務(wù)信函的信頭上注明編號(hào) ， 可保證信函便于管理和查閱 。
函號(hào)位置一般出現(xiàn)在標(biāo)題右下方或信頭的左上方 。 常見(jiàn)的有兩種形式：一是仿效行政公文發(fā)文字號(hào)的格式 ， 采用“函第號(hào)”的形式；二是采用直接編號(hào)的形式 ， 如“第號(hào)” 。
4稱謂
稱謂是對(duì)收信人或收信單位的稱呼 ， 一般寫(xiě)受文者的尊稱 ， 這是商務(wù)信函必須的一項(xiàng) 。 其位置一般在標(biāo)題或函號(hào)的左下方 ， 單獨(dú)占行 ， 頂格書(shū)寫(xiě) ， 后面用冒號(hào) 。 書(shū)寫(xiě)時(shí)有以下兩種稱謂：
(1)泛指尊稱 。 “尊敬的”后加稱謂并加冒號(hào) ， 如“尊敬的先生”、“尊敬的女士”等 。 尊稱中可以使用職務(wù) ， 如“尊敬的辦公室主任”、“尊敬的財(cái)務(wù)部部長(zhǎng)”、 “尊敬的銷售部經(jīng)理”等 。
(2)具體稱謂 。 即具體指名道姓的尊稱 。 在姓名后面加稱謂語(yǔ) 。 這類稱謂一般用于寫(xiě)信人與收信人彼此認(rèn)識(shí)或者非常熟悉的情況 。 因?yàn)檫@種稱謂能夠體現(xiàn)寫(xiě)信人與收信人之間的情感與密切關(guān)系 。 稱謂可用泛稱中的“先生”、“女士”等 ， 也可以使用職務(wù) ， 如“尊敬的辦公室石主任”、“尊敬的財(cái)務(wù)部張部長(zhǎng)”、“尊敬的銷售部王經(jīng)理”等 。
5．寫(xiě)明收信人企業(yè)單位名稱及詳細(xì)地址 。
（二）正文
正文是商務(wù)信函的主體 ， 敘述商務(wù)往來(lái)聯(lián)系的實(shí)質(zhì)問(wèn)題 。 正文寫(xiě)作要求內(nèi)容單純 ， 一文一事 ， 文字簡(jiǎn)明 ， 事實(shí)有據(jù) ， 行文禮貌 。
1問(wèn)候語(yǔ)
問(wèn)候語(yǔ)也即應(yīng)酬語(yǔ)或客氣語(yǔ) 。 開(kāi)頭的問(wèn)候語(yǔ)是商務(wù)信函必不可少的 ， 即發(fā)信人對(duì)收信人打招呼的禮貌問(wèn)候語(yǔ) 。 一般用一兩句尊敬的客氣話表示 ， 如“您好”,“近來(lái)生意可好 ， 效益頗高”等 。 如果是初次聯(lián)系 ， 可使用“久仰大名 ， 未親雅教”等詞語(yǔ) 。 如果是回函 ， 可使用“惠書(shū)敬悉 ， 不勝感激”等詞語(yǔ)表示感謝來(lái)函 。
2主體
主體是商務(wù)信函正文的核心內(nèi)容 ， 是發(fā)信人要說(shuō)明的事項(xiàng) 。 不同的商務(wù)信函的內(nèi)容是不同的 。 一般包括以下兩個(gè)內(nèi)容：
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