說(shuō)到如何寫(xiě)出得體高效的電子郵件，我認(rèn)為需要從速度和內(nèi)容雙方面進(jìn)行修煉電子郵件怎么寫(xiě) 。
一、會(huì)工作的人，通常秒回郵件
1. 立即回復(fù)非常重要
說(shuō)起會(huì)工作的人發(fā)郵件的特點(diǎn)，首先浮現(xiàn)在我腦海中的，是他們回復(fù)速度之快 。
我之前所在集團(tuán)的亞太區(qū)總裁張先生就是這樣 。只要一給他發(fā)郵件，他的回信就像乒乓球似的瞬間飛到你的郵箱 。
有時(shí)即使忙得無(wú)暇立刻處理，或者在飛機(jī)馬上起飛前，他也會(huì)迅速給你發(fā)來(lái)一封簡(jiǎn)信，表示“你的郵件已收到，謝謝 。不過(guò)我現(xiàn)在因?yàn)閤 x的原因，沒(méi)辦法仔細(xì)閱讀 。我會(huì)在x x （時(shí)間）以前認(rèn)真讀完，并回復(fù)你”，為的是告訴你他什么時(shí)候可以給出正式回復(fù) 。
【電子郵件怎么寫(xiě) 如何寫(xiě)得體高效的電子郵件？】日常中，如果對(duì)方的回信姍姍來(lái)遲，我們可能會(huì)暗自嘀咕“他是不是看不起我啊…” 。如果對(duì)方壓根就不回郵件，我們就會(huì)認(rèn)為他“真是個(gè)不懂禮貌的家伙 ?！闭沁@一件件不起眼的小事，左右著我們對(duì)對(duì)方的感情和評(píng)價(jià) 。
特別是發(fā)信人是上司或者長(zhǎng)輩時(shí)，他們往往很重視上下級(jí)關(guān)系，面對(duì)年輕人或晚輩在郵件方面的這類(lèi)無(wú)禮行為，很容易產(chǎn)生極大的厭惡之情 。
2. 郵件的回復(fù)速度，暴露了我們的整體工作能力
能夠秒回他人郵件，體現(xiàn)了一個(gè)人工作效率的高低，包括他是否具有不拖延工作的自制力，是否制定了“任何事情都提前著手，不拖到最后”的自我紀(jì)律，以及是否對(duì)發(fā)信人懷有敬意和關(guān)切等 。
注意力集中，擁有高度責(zé)任感的人，往往更值得委以重任 。他們工作時(shí)常常顧及對(duì)方感受，總體來(lái)說(shuō)回郵件的速度也很迅速 。實(shí)際上，對(duì)方也通過(guò)你的郵件，估測(cè)你在其他方面的工作能力 。
所以，收到他人的郵件時(shí)，立刻回信吧！
二、 大幅削減郵件文字，追求簡(jiǎn)潔高效的交流
1. 文字簡(jiǎn)潔，很容易讓人脫穎而出
“Linda，寫(xiě)郵件，尤其是英文郵件，同樣的內(nèi)容，下次只用一半字?jǐn)?shù)寫(xiě)，因?yàn)橹貜?fù)或不恰當(dāng)?shù)谋磉_(dá)，相較其他語(yǔ)言，在英語(yǔ)中顯得更刺眼 ?！边@是我在上一家公司中多次對(duì)助理說(shuō)得話 。
越是會(huì)工作的人，郵件內(nèi)容越是簡(jiǎn)潔明快，越能向上文中那樣秒回對(duì)方 。美國(guó)某著名大學(xué)甚至對(duì)MBA入學(xué)推薦信的撰寫(xiě)，特別提出“這個(gè)人能夠通過(guò)簡(jiǎn)潔的文字與他人交流？”這個(gè)問(wèn)題 。
僅憑文筆簡(jiǎn)潔這一點(diǎn)，就很容易在上司或者客戶那里獲得好感 。因?yàn)?，?duì)方本來(lái)就忙碌不堪，需要瀏覽大量文件，根本沒(méi)有時(shí)間仔細(xì)閱讀我們的長(zhǎng)篇大論 。而且，郵件一旦篇幅過(guò)長(zhǎng)，就會(huì)失去焦點(diǎn)，最想表達(dá)的重要部分也會(huì)被淡化 。
2. 寫(xiě)作能力，反映工作能力
如今回想起來(lái)，以前工作過(guò)的各公司的高管中，越是厲害的人，寫(xiě)出的文字越是簡(jiǎn)潔明快，構(gòu)造也既具有邏輯性——既沒(méi)有任何贅余，又不失要點(diǎn)，給人一種高效、精悍的感覺(jué) 。
實(shí)際上，不論我們?cè)覆辉敢?，我們發(fā)送的小小的一封郵件，就能反映出自己是否具備邏輯性思維能力、說(shuō)明能力、詞匯表達(dá)能力，以及能否進(jìn)行擠不重復(fù)又不是要點(diǎn)的“有效溝通” 。
在寫(xiě)郵件時(shí)，要努力將容量減半，大幅削減贅言 。就如一個(gè)滿身贅肉的姑娘被送進(jìn)健身館重新打造一番后，自帶六塊腹肌、傲人鎖骨，呈現(xiàn)完美的S形曲線一樣，煥然一新，讓見(jiàn)者無(wú)不如沐春風(fēng) 。
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