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批量制作利息催收通知單

云知道

在銀行信貸部門的日常工作中，經(jīng)常要利用會計部門提供的貸款欠息情況表，向每個貸款欠息戶發(fā)放貸款利息催收通知單催收利息 。由于貸款欠息戶數(shù)量較多，采用常規(guī)的逐戶編輯打印利息催收通知單的方法勢必耗費大量的工作時間，經(jīng)過一段時間的摸索，通過對EXCEL 2000和WORD 2000靈活運用，找到了一條快速、準確完成大批量制作貸款利息催收通知單工作的捷徑 ?，F(xiàn)將制作過程介紹如下，供有類似要求的讀者朋友參考 。
一、利用EXCEL 2000實現(xiàn)利息小寫金額向中文大寫金額的轉(zhuǎn)換
1、數(shù)據(jù)導入 。運行EXCEL 2000，點擊工具欄上“打開文件”按鈕，找到會計部門提供的貸款欠息情況表文 件后，點擊“打開”，EXCEL 2000自動彈出“文本導入向?qū)А?步驟之1：
如設(shè)置無誤，點擊“下一步”按鈕，進入“文本導入向?qū)А?步驟之2，在這里你可以選擇合適的分隔符號，在預(yù)覽窗中可預(yù)覽分列效果，滿意后點擊“下一步”按鈕，進入“文本導入向?qū)А?步驟之3，在這里你可以對每列數(shù)據(jù)格式進行簡單設(shè)置(當然可以在EXCEL 2000中進行高級設(shè)置)，如果我們不是導入全部數(shù)據(jù)列，還可以選擇不導入某列，當所有設(shè)置完成后，點擊“完成”按鈕，將數(shù)據(jù)導入EXCEL 2000中，并將文件另存為EXCEL文件格式(本文設(shè)存盤文件名為“應(yīng)交利息.XLS) 。
2、格式轉(zhuǎn)換 。由于在EXCEL 2000中系統(tǒng)提供的中文大寫數(shù)字格式與我們?nèi)粘Ｊ褂玫闹形拇髮懡痤~格式相差 較遠，如小寫金額“138.59元”在EXCEL 2000中只能轉(zhuǎn)換成“壹佰叁拾捌.伍玖”，因此我們必須想辦法實現(xiàn)正確的格式轉(zhuǎn)換 。經(jīng)過實驗，發(fā)現(xiàn)通過設(shè)置中間字段，利用IF判斷函數(shù)、TRUNC截尾取整函數(shù)及TEXT函數(shù)可以很好地解決這個問題 。
1)、打開“應(yīng)交利息.XLS”文件，在D1至G1單元格按順序增加“元位”、“角位”、“分位”、“應(yīng)交利 息(大寫)”四個字段 。
2)、為了能將“應(yīng)交利息”C列中小寫金額轉(zhuǎn)換成中文大寫金額，我們需將小寫金額按“元位”、“角位 ”、“分位”進行分解轉(zhuǎn)換，并在相應(yīng)位置添加“元”、“角”、“分”符號，以備將來合并之用 。
具體分解通過下列公式實現(xiàn)：
D2=IF(TRUNC(C2)=0,"",TEXT(TRUNC(C2),"[DBNum2]G/通用格式")&"元")
E2=IF(TRUNC(C2*10)-TRUNC(C2*10,-1)=0,"",TEXT(TRUNC(C2*10)-TRUNC(C2
*10,-1),"[DBNum2]G/通用格式 ")&"角")
F2=IF(TRUNC(C2*100)-TRUNC(C2*100,-1)=0,"",TEXT(TRUNC(C2*100)-
TRUNC(C2*100,-1),"[DBNum2]G/通用 格式")&"分")
在G2單元格使用公G2=IF(AND(D2<>"",F2<>"",E2=""),D2&"零"&F2,IF(AND(D2<>"",
E2="",F2=""),D2&"整 ",D2&E2&F2))通過對元、角、分位是否為零的判斷，將元、角、分按照中文大寫金額的書寫規(guī)律進行合并，得到所需規(guī)范的中文大寫金額 。
使用自動填充柄功能將D3至G11單元格公式設(shè)置好，得到如下效果圖 。
至此我們完成了應(yīng)收利息由小 寫金額向大寫金額的轉(zhuǎn)換工作，將文件存盤后退出，進入一步工作 。
二、利用WORD 2000實現(xiàn)快速批量打印利息催收通知單
為了實現(xiàn)快速批量打印利息催收通知單，我們必須利用WORD 2000中的郵件合并功能來幫助完成工作 。
1、建立文檔 。啟動WORD 2000新建一空白文檔，按規(guī)定格式編輯好利息催收通知單中的固定內(nèi)容，設(shè)置好 頁面格式 。
2、郵件合并 。
選擇工具菜單中“郵件合并”選項，進入“郵件合并幫助器”窗口；
點擊“主文檔”中“創(chuàng)建”下拉菜單中的“分類”按鈕，在彈出窗口中選擇“活動窗口”；然后點擊“數(shù)據(jù)源”中“獲取數(shù)據(jù)”下拉菜單中的“打開數(shù)據(jù)源”按鈕，彈出“打開數(shù)據(jù)源”窗口，找到剛才我們在EXCEL 2000中保存的“應(yīng)交利息.XLS”文件，點擊“打開”；

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