關(guān)于怎么列待辦事項(xiàng)清單，可以如前所述，每天把該做的事情列出來，并對(duì)該做的事排好優(yōu)先次序 。那么要怎么列完成事項(xiàng)清單呢？可以參考以下步驟：第一組，認(rèn)真回憶并記錄今天都做了什么，并注明花費(fèi)的時(shí)間 。第二組，先堅(jiān)持一個(gè)星期，每晚記錄時(shí)間開銷,再往后堅(jiān)持 。第三組，每周或每個(gè)月總結(jié)這段時(shí)間做了什么，進(jìn)行反思 ?？梢愿鶕?jù)個(gè)人時(shí)間和需要選擇不同的記錄時(shí)間段 。
在記錄過程中或記錄完之后，看著這些內(nèi)容，你就知道時(shí)間都去哪兒了 。這樣，你會(huì)知道如何更有效地管理時(shí)間 。注重提升效率 當(dāng)大腦疲于工作的時(shí)候，對(duì)著任務(wù)就開始犯困，于是拖拖拉拉地做著，也不一定做得了多少 。這個(gè)時(shí)候反而不如放松或者稍微休息一下 ?？梢詤⒄辗压ぷ鞣ㄟM(jìn)行調(diào)整：想要有效率，可以在身體和精神兩方面做好準(zhǔn)備：1. 提高體力有沒有發(fā)現(xiàn)動(dòng)腦子的時(shí)候餓的快？腦力工作也是相當(dāng)耗體力的哦 。
所以體力是大腦與身體能持續(xù)高效工作多久的基礎(chǔ) 。騰出時(shí)間，去健身房吧 。運(yùn)動(dòng)運(yùn)動(dòng)，工作起來你會(huì)更有效率 。2. 做事專注大多數(shù)人在專注時(shí)會(huì)把事情完成得更快更好，所以盡量一次只做一件事情 ?？梢栽O(shè)定一段時(shí)間，在該段時(shí)間內(nèi)專心做一件事情 。在這個(gè)過程中，如果大腦中冒出其他未盡事項(xiàng)或一些點(diǎn)子，不妨先寫到紙上，繼續(xù)專注做你手頭的事，做完后再找時(shí)間處理記錄下來的那些事項(xiàng) 。
在工作，被電話、客戶、郵件、同事等打擾的情況非常多，這時(shí)可以采用記錄工作法，在被打擾后迅速回到工作狀態(tài)當(dāng)中，具體措施如下：1、如果手頭的工作任務(wù)重要而緊急時(shí)，可委婉說不：告知對(duì)方自己有重要而緊急的工作任務(wù)需要完成，完成后會(huì)過去找TA 。2、如果對(duì)方任務(wù)不緊急，而且只是短時(shí)間打擾你時(shí)，可以在交談之前先把正在進(jìn)行的工作任務(wù)記錄到手邊的本子上，短時(shí)間交談后繼續(xù)回到當(dāng)下任務(wù)，完成到一定階段后，再去完成同事交代的工作任務(wù)，并主動(dòng)更新狀態(tài)給對(duì)方 。
3、如果對(duì)方的工作確實(shí)比較緊急并且無法拒絕，可讓對(duì)方給自己幾分鐘的時(shí)間，把手頭上的工作和思路做個(gè)簡要的記錄，再馬上配合同事完成他的工作 ?；氐轿恢煤?，查看之前記錄的工作進(jìn)度，繼續(xù)完成 。利用高效時(shí)間在時(shí)間管理中，必須學(xué)會(huì)運(yùn)用80∶20法則，即讓20%的投入產(chǎn)生80%的效益 。也就是說，要把握一天中20%的精華時(shí)間（對(duì)有些人來說是早晨，對(duì)另一些人來說是下午或夜里），將它們用于最為關(guān)鍵的思考、學(xué)習(xí)和工作 。
每天的時(shí)間不可能安排得滿滿當(dāng)當(dāng)，其中一定會(huì)有許多空閑的時(shí)間碎片 。無論是等車的時(shí)間、兩個(gè)會(huì)議之間多出的時(shí)間還是等電話的時(shí)間，都不可輕易浪費(fèi) 。你可以隨身帶一本你想讀的書，或者帶一張“To Do List（工作備忘）”或“To Think List（思考備忘）”，有時(shí)間時(shí)，就把它們拿出來 。每天如果能擠出20分鐘，一年就有7300分鐘的多余時(shí)間呀！給自己一個(gè)合理的最后期限如果一個(gè)任務(wù)規(guī)定一個(gè)月完成，人們通常會(huì)等到月末才加班加點(diǎn) 。
如果一個(gè)任務(wù)沒有期限，人們往往會(huì)無限期地拖延，直到有一天這個(gè)任務(wù)確定了完成期限為止 。因此，在管理時(shí)間的時(shí)候，最好能給自己設(shè)定一個(gè)合理的、略微緊迫的、可以刺激自己不斷努力的時(shí)間期限 。蘋果公司開發(fā)Mac OS 8操作系統(tǒng)時(shí)，本來計(jì)劃兩年內(nèi)完成，但每次認(rèn)為還差半年就可以完成時(shí)，總會(huì)有人發(fā)現(xiàn)新的問題，以至于這個(gè)項(xiàng)目看上去永遠(yuǎn)都是半年以后的事情，結(jié)果，蘋果公司花了十年時(shí)間才真正完成該系統(tǒng)的開發(fā) 。
在微軟，Windows 2000操作系統(tǒng)的研發(fā)起初也拖延了兩年多，直到微軟請(qǐng)布萊恩?瓦倫?。˙rian Valentine）來拯救項(xiàng)目為止 。布萊恩?瓦倫汀一上任就制定了一個(gè)合理的最后期限，根據(jù)這個(gè)期限，Windows 2000的開發(fā)團(tuán)隊(duì)砍掉了將近一半的功能特性（包括比爾?蓋茨最在乎的結(jié)合Windows 95和Windows NT的源代碼的計(jì)劃），然而產(chǎn)品卻及時(shí)推出了 。
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