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協(xié)作場景中，任務(wù)管理工具則主要通過優(yōu)化信息同步的方式，實(shí)現(xiàn)效率提升。
（3）信息沉淀
“百度搜索之父”俞軍，曾在其產(chǎn)品方法論中提到：

只有企業(yè)內(nèi)部組織生產(chǎn)的效率由于市場提供同等產(chǎn)品的效率，企業(yè)才可持續(xù) 。
企業(yè)積累的共同知識越多，企業(yè)內(nèi)組織效率就越高。
共同知識是企業(yè)效率和核心競爭力的本源。

任務(wù)管理工具，在做“路線圖”和“時(shí)間表”的過程中，積累了大量的共同知識，是見證企業(yè)運(yùn)作的“活化石” ，更是積累共同知識和組織智慧的絕佳渠道。
二、任務(wù)管理工具如何助力組織智慧的沉淀與挖掘筆者最近負(fù)責(zé)的項(xiàng)目，是為一家投資公司設(shè)計(jì)任務(wù)管理工具。
投資公司的核心工作是信息加工。信息加工的質(zhì)量，決定了其盈利的水平。
因此，投資機(jī)構(gòu)對共同知識的積累有這樣幾個(gè)特點(diǎn)：
第一，擅長信息加工的天然優(yōu)勢。
作為高密度腦力勞動(dòng)企業(yè) ，投資公司的門檻，意味著其組織內(nèi)的分析師、投資經(jīng)理以及法務(wù)、咨詢、PR等專業(yè)團(tuán)隊(duì) ，會產(chǎn)生大量質(zhì)量較高的信息。
第二，信息過載的天然劣勢。
同樣的原因，當(dāng)信息增加的頻率和量超過某個(gè)閾值時(shí) ，對管理層、決策者形成信息過載，會降低企業(yè)運(yùn)行效率。
正如上文所說，任務(wù)管理工具，在做“路線圖”和“時(shí)間表”的過程中，積累了大量的共同知識，是見證企業(yè)運(yùn)作的“活化石” ，更是積累共同知識和組織智慧的絕佳渠道。
因此，投資公司使用的任務(wù)管理工具，需要根據(jù)上述兩個(gè)特點(diǎn)提供對應(yīng)的方案，從而最大化用戶在使用工具過程中的信息沉淀，實(shí)現(xiàn)共同知識積累與挖掘。
1. 優(yōu)化信息錄入場景大部分任務(wù)管理工具，以任務(wù)狀態(tài)、優(yōu)先級、時(shí)間設(shè)置等為重點(diǎn)功能。任務(wù)簡介通常作為表單中的普通字段，未做突出。
針對投資公司的這款產(chǎn)品，則將notes設(shè)為了重點(diǎn)功能。一方面在迭代進(jìn)程中優(yōu)先上線，一方面不斷豐富錄入功能，如富文本、附件、語音等，允許1個(gè)任務(wù)中創(chuàng)建多個(gè)notes ，優(yōu)化外源數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)入的體驗(yàn) 。
這樣的設(shè)計(jì) ，為各團(tuán)隊(duì)在協(xié)作過程中產(chǎn)生的加工信息，提供了載體。
2. 對抗信息過載隨著功能的使用，信息中很快出現(xiàn)了大量的、長篇的notes 。對于管理層、決策層來說，任務(wù)管理工具帶來的效率提升，幾乎被信息過載帶來的跟進(jìn)成本和決策成本沖擊殆盡。針對這個(gè)問題，采取了這樣幾個(gè)優(yōu)化方式：
① 在notes中增加“摘要”功能，要求提交者主動(dòng)將信息進(jìn)行精煉。閱讀者視角，則通過折疊的形式，只展示“摘要部分” ，長篇信息作為可選擇的閱讀內(nèi)容。
②提供“訂閱“功能，允許閱讀者決定關(guān)注的任務(wù)范圍，并提供集中查看任務(wù)更新情況的Feeds頁面。同時(shí) ， “訂閱”可以設(shè)置等級，即是否接收notes動(dòng)態(tài)的推送，賦予用戶主動(dòng)把控信息量的能力。
③提供多類型視圖。允許用戶選擇看板/列表視圖，并設(shè)置列表顯示的字段及順序，使用戶將有效信息最大密度地展現(xiàn)在視野范圍內(nèi) 。