上面的兩種圖表，哪一種才能獲得領(lǐng)導(dǎo)及客戶的青睞呢？
5
不要直接把整個(gè)表做成圖
一個(gè)完整的數(shù)據(jù)表中，可能有很多不同類型的數(shù)據(jù)，如分類統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、匯總數(shù)據(jù)或與作圖無(wú)關(guān)的數(shù)據(jù)，這時(shí)千萬(wàn)要小心，不要把整個(gè)表的數(shù)據(jù)全部添加到圖表中 。下圖所示，在財(cái)務(wù)報(bào)告圖表中將“總計(jì)”數(shù)據(jù)添加到了圖表中，“總計(jì)”數(shù)據(jù)系列代表的柱子過高，其他數(shù)據(jù)就會(huì)顯得不重要，容易被忽略 。
再看看下面這個(gè)例子，最后一個(gè)數(shù)據(jù)的值很大，但這個(gè)值是合計(jì)數(shù)據(jù)，與其他數(shù)據(jù)是不能直接比較的 。因此，在做圖表時(shí)，要把最后一列數(shù)據(jù)取消，如右下圖所示 。
6
不合理的“數(shù)據(jù)墨水比”
“數(shù)據(jù)墨水比”中的“墨水”指的是圖表中可使用的圖表元素，如圖表標(biāo)題、數(shù)據(jù)表、網(wǎng)格線、圖例等 ?！皵?shù)據(jù)墨水比”指的是所用到的圖表元素與所有圖表元素之間的比例，到底怎樣才算合適 。
記住一點(diǎn)，也就是從簡(jiǎn)原則，刪除多余元素，讓每個(gè)圖表元素的存在都有意義 。越簡(jiǎn)單，越容易被接受 。
觀察下方的這兩個(gè)圖表，要展現(xiàn)籍貫為“河南”的學(xué)生人數(shù)，你會(huì)選擇哪個(gè)呢？
5.用 PDF 備份
如果不想數(shù)據(jù)被誤修改，或者怕格式出現(xiàn)問題，可以在 Excel 中執(zhí)行【文件】→【導(dǎo)出】→【創(chuàng) 建 PDF/XPS 文檔】→【創(chuàng)建 PDF/XPS】命令，將數(shù)據(jù)備份為 PDF 格式文件，如下圖所示 。
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