日本免费全黄少妇一区二区三区-高清无码一区二区三区四区-欧美中文字幕日韩在线观看-国产福利诱惑在线网站-国产中文字幕一区在线-亚洲欧美精品日韩一区-久久国产精品国产精品国产-国产精久久久久久一区二区三区-欧美亚洲国产精品久久久久

  1. 首頁 > 云知道 > >

郵件的編寫原則和范例 電子郵件的格式范文

云知道

前言
在平時(shí)的工作溝通中，除了實(shí)時(shí)口頭溝通方式外，最常見的就是郵件溝通方式了 。
好的郵件格式和內(nèi)容，能夠讓對(duì)方快速獲取需要的信息，沒有溝通障礙、沒有理解歧義、傳遞的任務(wù)也不會(huì)進(jìn)行變形或理解缺失；好的郵件編寫習(xí)慣，也能增加接收方對(duì)自己的信任和專業(yè)認(rèn)同感 。
為了能夠高效溝通，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人可以在啟動(dòng)項(xiàng)目時(shí)，最好能和團(tuán)隊(duì)全員一起制定郵件編寫技巧等基本團(tuán)隊(duì)規(guī)則 。
下面我們通過介紹郵件的構(gòu)成、編寫原則和一些范例，給大家展示商務(wù)郵件的編寫技巧 。
郵件構(gòu)成

郵件的編寫原則和范例 電子郵件的格式范文


郵件構(gòu)成
郵件編寫原則
1.角色互換
在發(fā)出某封郵件的時(shí)候，可以想一下對(duì)方/客戶收到此封郵件的時(shí)候，他會(huì)怎么想，他會(huì)做出什么舉動(dòng)，他會(huì)怎么回復(fù) 。根據(jù)對(duì)方有可能的反饋，對(duì)郵件的內(nèi)容做出一下調(diào)整，力爭通過盡量少的郵件解決盡量多的問題 。
2.嚴(yán)守約定，不失信客戶
對(duì)于約定好的日程，要嚴(yán)格按約定的時(shí)間提交相關(guān)的成果物 。如果在約定的時(shí)間內(nèi)，無法完成，事前必須聯(lián)絡(luò)，并要給出合理的理由，和可能完成的新的時(shí)間點(diǎn) 。
3.快速對(duì)應(yīng)客戶郵件
對(duì)于客戶的要求是需要優(yōu)先對(duì)應(yīng)的 。如果不能馬上回答客戶的問題，也需要首先回信，明確下一步我們將要采取的具體動(dòng)作，并明確能夠完成的時(shí)間點(diǎn) 。在完成之后，正式給予客戶回答 。理想的回復(fù)時(shí)間是2小時(shí)內(nèi) 。
4.回復(fù)內(nèi)容注意點(diǎn)
  • 回復(fù)內(nèi)容要全面，切忌不要出現(xiàn)問題點(diǎn)回復(fù)遺漏的情況 。
  • 如果話題有變更，應(yīng)創(chuàng)建新郵件，并用新的郵件主題 。
  • 正文要簡明扼要，行文通順 。尊重對(duì)方，請(qǐng)、謝謝之類的語氣要經(jīng)常出現(xiàn) 。
  • 進(jìn)行針對(duì)性回復(fù) 。
  • 不要就同一問題多次回復(fù)討論，mail溝通不暢時(shí)建議電話或當(dāng)面溝通 。
5.注意郵件的格式
  • mail內(nèi)容的字體要統(tǒng)一 。
  • 在寫郵件的時(shí)候，不要記成流水賬的形式，而應(yīng)提取出概要點(diǎn) 。比如：用1. 2. 3.等羅列出各個(gè)說明點(diǎn) 。郵件內(nèi)容結(jié)構(gòu)清晰，便于對(duì)方理解，也方便后續(xù)郵件對(duì)某個(gè)概要點(diǎn)進(jìn)行引用討論 。
6.適當(dāng)?shù)膿Q行
  • 大約在20個(gè)字左右換一次行，不要一行完全寫完再換行；
  • 一般情況下，在逗號(hào)處換行；如果沒有逗號(hào)，只能在句子中間換行，句子中間換行需要考慮最好把主語作為新行的開頭 。
7.聯(lián)系方式
  • 聯(lián)系方式有變更時(shí)，請(qǐng)及時(shí)更新并通知客戶 。可以明確發(fā)函人的身份、聯(lián)系等信息，以方便對(duì)方聯(lián)絡(luò) 。
  • 建議大家的郵箱開啟簽名功能，在郵件簽名中需要含有姓名、聯(lián)系電話等信息 。
8.信息安全
  • 和外部人員溝通mail中，需要注意信息安全，不要發(fā)送公司內(nèi)部設(shè)計(jì)文檔和關(guān)鍵技術(shù)信息等 。
  • 不要使用互聯(lián)網(wǎng)上的免費(fèi)郵箱來發(fā)送正式郵件 。
郵件模板范例
Sample 1:項(xiàng)目日?qǐng)?bào)
收件人：項(xiàng)目全體人員(開發(fā)人員、測試人員、質(zhì)量管理人員…)
抄送列表：項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)、公司領(lǐng)導(dǎo)…
郵件主題：XXX項(xiàng)目日?qǐng)?bào)(xx年-xx月-xx日)
郵件內(nèi)容：
————————————————————-
大家好，
以下是XXX項(xiàng)目今天的跟蹤情況(詳細(xì)可以參考附件或某某網(wǎng)址…根據(jù)實(shí)際情況填寫)，請(qǐng)了解:
一、項(xiàng)目組問題風(fēng)險(xiǎn)跟蹤
1.闡述今天發(fā)現(xiàn)的問題或者風(fēng)險(xiǎn)…
若有對(duì)策方案的話，也需要寫明對(duì)策描述 。
2.以前發(fā)現(xiàn)的但還未完全解決的問題或風(fēng)險(xiǎn)…
當(dāng)前的風(fēng)險(xiǎn)都分別屬于什么狀態(tài)，是否需要項(xiàng)目組對(duì)策…

推薦閱讀