成堆的有用無用的紙、雜亂無章的書籍和辦公用品散落在各處，這就是我們辦公桌上的一般情形 。在電腦的內(nèi)部，在電腦的桌面上，在“資源管理器”中，也同樣充斥著無序與混亂 。這種虛擬的混亂極大地影響了電腦的性能和我們辦公的效率，當許多人面臨這個問題時，認為硬盤空間又不夠了，電腦性能又不跟不上了，需要再換一臺新的電腦了 。事實上，我們真正需要的是坐下來，好好花時間將電腦里的文件真正管理起來，會為自己日后省下更多的時間 。
文件管理的真諦在于方便保存和迅速提取，所有的文件將通過文件夾分類被很好地組織起來，放在你最能方便找到的地方 。解決這個問題目前最理想的方法就是分類管理，從硬盤分區(qū)開始到每一個文件夾的建立，我們都要按照自己的工作和生活需要，分為大大小小、多個層級的文件夾，建立合理的文件保存架構(gòu) 。此外所有的文件、文件夾，都要規(guī)范化地命名，并放入最合適的文件夾中 。這樣，當我們需要什么文件時，就知道到哪里去尋找 。這種方法，對于相當數(shù)量的人來說，并不是一件輕松的事，因為他們習慣了隨手存放文件和辛苦、茫無頭緒地查找文件 。下面，我們將幫你制訂一套分類管理的原則，并敦促您養(yǎng)成好的文件管理習慣 。以下是我們總結(jié)出的一些基本技巧，這些技巧并不是教條，可能并不適合你，但無論如何你必須要有自己的規(guī)則，并堅持下來，形成習慣 。
第一招 發(fā)揮我的文檔的作用
有很多理由讓我們好好地利用“我的文檔”，它能方便地在桌面上、開始菜單、資源管理器、保存/打開窗口中找到，有利于我們方便而快捷地打開、保存文件 。我們可以利用“我的文檔”中已有的目錄，也可以創(chuàng)建自己的目錄，將經(jīng)常需要訪問的文件存儲在這里 。至于“我的文檔”存儲在C盤，在重裝系統(tǒng)時可能會誤刪除的問題，可以在非系統(tǒng)盤建立一個目錄，然后右擊桌面上的“我的文檔”，選擇“屬性” 。在彈出的“我的文檔 屬性”窗口中，單擊目標文件夾下的“移動”按鈕，然后在新的窗口中指定我們剛創(chuàng)建的文件夾 。重裝系統(tǒng)后再次執(zhí)行以上操作，再重新指向此文件夾即可，即安全又便捷 。
提示
如果你使用Windows 2000/XP，則移動“我的文檔”文件夾時，其下的所有文件會自動移過去，但如果你使用Windows 9x，則需要手工將C:My Documents下的所有文件手工移到新指定的文件夾中，否則可能會丟失數(shù)據(jù) 。
第二招 建立最適合自己的文件夾結(jié)構(gòu)
文件夾是文件管理系統(tǒng)的骨架，對文件管理來說至關(guān)重要 。建立適合自己的文件夾結(jié)構(gòu)，需要首先對自己接觸到的各種信息、工作和生活內(nèi)容進行歸納分析 。每個人的工作和生活有所不同，接受的信息也會有很大差異，因此分析自己的信息類別是建立結(jié)構(gòu)的前提 。比如，有相當多的IT自由撰稿人和編輯就是以軟件、硬件的類別建立文件夾;而很多老師，就是以自己的工作內(nèi)容比如教學工作、班主任工作建立文件夾 。
同類的文件名字可用相同字母前綴的文件來命名，同類的文件最好存儲在同一目錄，如圖片目錄用image，多媒體目錄用media，文檔用doc等等，簡潔易懂，一目了然，而且方便用一個軟件打開 。這樣，當我們想要找到一個文件時，能立刻想到它可能保存的地方 。
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