（二）正文 。 其結(jié)構(gòu)一般由開頭、主體、結(jié)尾、結(jié)語等部分組成 。
1、開頭：主要說明發(fā)函的緣由 。 一般要求概括交代發(fā)函的目的、根據(jù)、原因等內(nèi)容 ， 然后用“現(xiàn)將有關(guān)問題說明如下：”或“現(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)函復(fù)如下：”等過渡語轉(zhuǎn)入下文 。 復(fù)函的緣由部分 ， 一般首先引敘來文的標(biāo)題、發(fā)文字號 ， 然后再交代根據(jù) ， 以說明發(fā)文的緣由 。
2、主體：這是函的核心內(nèi)容部分 ， 主要說明致函事項(xiàng) 。 函的事項(xiàng)部分內(nèi)容單一 ， 一函一事 ， 行文要直陳其事 。 無論是商洽工作 ， 詢問和答復(fù)問題 ， 還是向有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)事項(xiàng)等 ， 都要用簡潔得體的語言把需要告訴對方的問題、意見敘寫清楚 。 如果屬于復(fù)函 ， 還要注意答復(fù)事項(xiàng)的針對性和明確性 。
3、結(jié)尾：一般用禮貌性語言向?qū)Ψ教岢鱿Ｍ?。 或請對方協(xié)助解決某一問題 ， 或請對方及時(shí)復(fù)函 ， 或請對方提出意見或請主管部門批準(zhǔn)等 。
4、結(jié)語：通常應(yīng)根據(jù)函詢、函告、函或函復(fù)的事項(xiàng) ， 選擇運(yùn)用不同的結(jié)束語 。 如“特此函詢（）”、“請即復(fù)函”、“特此函告”、“特此函復(fù)”等 。 有的函也可以不用結(jié)束語 ， 如屬便函 ， 可以像普通信件一樣 ， 使用“此致”、“敬禮” 。
5、結(jié)尾落款一般包括署名和成文時(shí)間兩項(xiàng)內(nèi)容 。 署名機(jī)關(guān)單位名稱 ， 寫明成文時(shí)間年、月、日;并加蓋公章 。
函的范文：
請求批準(zhǔn)函
廣州局銷售公司請求批準(zhǔn)函
局銷辦函[xxx]5號
廣州局：
我銷售公司從去年十月成立以來 ， 國內(nèi)商務(wù)活動(dòng)日益增多 ， 經(jīng)常有許多文件、合同、契約、技術(shù)資料需要復(fù)印 ， 為便于工作 ， 我們擬購買一臺復(fù)印機(jī) ， 請給予批準(zhǔn) 。
可否 ， 請批復(fù) 。
廣州局銷售公司(蓋章)
xxx年x月x日
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