技術(shù)變革使得云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等在企業(yè)的應(yīng)用越來越廣，項(xiàng)目管理在中國(guó)也得到越來越多企業(yè)的重視，通過科學(xué)的項(xiàng)目管理可以幫助實(shí)現(xiàn)投資收益最大化，提升企業(yè)資源利用率，幫助企業(yè)縮短項(xiàng)目周期，規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，節(jié)省人力資本等 。
對(duì)于很多企業(yè)團(tuán)隊(duì)來說，當(dāng)前項(xiàng)目管理還不十分復(fù)雜，不需要重型項(xiàng)目管理工具，但是沒有工具支撐又使得工作效率、效能低下，因此，他們常常采用excel，word文檔等方式跟進(jìn)項(xiàng)目過程，通過配置管理留存項(xiàng)目數(shù)據(jù)，但這些數(shù)據(jù)分散在各個(gè)項(xiàng)目不同層級(jí)的目錄下，格式及形式各異，不方便查看、搜索，更別提統(tǒng)計(jì)、分析 。
如果發(fā)生人員更替，部分?jǐn)?shù)據(jù)便成了死數(shù)據(jù) 。且項(xiàng)目中存在很多重復(fù)、單調(diào)的合規(guī)、跟進(jìn)、歸集工作，重要但不易帶給人成就感，縱是細(xì)致的人，也很難一直堅(jiān)持工作流程，避免錯(cuò)誤疏漏 。當(dāng)前市場(chǎng)亟需一些輕量的項(xiàng)目管理工具，伴隨市場(chǎng)的需要，各種各樣的項(xiàng)目管理軟件出現(xiàn)了，這些項(xiàng)目管理工具一方面推動(dòng)組織標(biāo)準(zhǔn)化流程、制度、規(guī)范落地，另一方面可以增強(qiáng)工作協(xié)同性，降低溝通復(fù)雜度，提升工作效率與質(zhì)量 。當(dāng)項(xiàng)目管理軟件越來越多，有的協(xié)同管理工具也被稱作項(xiàng)目管理軟件，選擇實(shí)在令人無所適從 。
一、選擇項(xiàng)目管理工具的方法和原則
選擇項(xiàng)目管理工具需要“知己知彼”——首先要先分析自己的使用場(chǎng)景及關(guān)注點(diǎn)，如組織業(yè)務(wù)規(guī)模、發(fā)展前景、使用團(tuán)隊(duì)人數(shù)、業(yè)務(wù)復(fù)雜度、使用軟件的目標(biāo)或主要期望等因素；其次，查找口碑較好的軟件，看其主要功能是否滿足自己的需求，在知己的基礎(chǔ)上去知彼，篩選一些比較符合意向的軟件的進(jìn)行試用；最后，謀定而后動(dòng)，綜合衡量成本、組織的中長(zhǎng)期發(fā)展規(guī)劃進(jìn)行選擇確認(rèn) 。
選擇項(xiàng)目管理工具還需要幾個(gè)原則：
1.聚集：軟件功能不是越豐富越好，應(yīng)當(dāng)和管理的目標(biāo)互相匹配
如果一個(gè)組織，業(yè)務(wù)場(chǎng)景不復(fù)雜，業(yè)務(wù)邏輯相對(duì)簡(jiǎn)單，過程數(shù)據(jù)安全要求不高，團(tuán)隊(duì)人數(shù)較少且組織規(guī)模擴(kuò)展速度不快，溝通便利，管理目標(biāo)主要是協(xié)同、過程透明、數(shù)據(jù)留存等，那么選擇SaaS類的協(xié)同類項(xiàng)目管理軟件就可以 。
2.遠(yuǎn)近結(jié)合：選擇軟件不要近視，應(yīng)該能夠支持組織中長(zhǎng)期發(fā)展要求
隨著組織發(fā)展壯大，業(yè)務(wù)越來越復(fù)雜，部門及人員越來越多，原先選擇的項(xiàng)目管理工具可能會(huì)面臨“后勁不足”的尷尬境地 。這時(shí)候企業(yè)需要更多的管理工具來支撐內(nèi)部的流程，如果使用多家服務(wù)商的工具，那么面臨的是如何整合系統(tǒng)而不產(chǎn)生信息孤島的問題 。如果更換軟件，數(shù)據(jù)遷移可行性及成本，使用習(xí)慣重新建立等問題也是要跨躍的大坑 。
二、如何挑選適合自己的項(xiàng)目管理軟件
我的團(tuán)隊(duì)于2019年著手引進(jìn)項(xiàng)目管理軟件，當(dāng)時(shí)我們領(lǐng)導(dǎo)的要求是性價(jià)比高，所以我從成本、定位、適用場(chǎng)景、關(guān)鍵功能等方面進(jìn)行了考察，最終選定了易趨云，以下我將具體說說我是怎么調(diào)研和挑選的，希望可以給大家一些參考 。
1.成本：預(yù)算很重要，但不能成為決定性條件
【免費(fèi)項(xiàng)目管理軟件推薦 項(xiàng)目文檔管理工具使用方法】其實(shí)輕量級(jí)的項(xiàng)目管理軟件一般都免費(fèi)或者開源的，比如禪道是開源的，Tower和Teambition十人以下免費(fèi)，易趨云二十人以下免費(fèi) 。雖然有些有人數(shù)限制，但是輕量級(jí)的項(xiàng)目管理人數(shù)不會(huì)太多，大部分都?jí)蛴?。
很多人在選擇項(xiàng)目管理軟件的時(shí)候，讓預(yù)算成為決定性的條件，其實(shí)這是不正確的，軟件的功能與業(yè)務(wù)場(chǎng)景的匹配度更重要，如果功能不匹配業(yè)務(wù)，就算是免費(fèi)用的軟件，也會(huì)被閑置和拋棄；而如果功能和業(yè)務(wù)匹配，即使軟件不是免費(fèi)的，也有采購的意義和價(jià)值 。
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