“文員”其實是一個大類職業(yè)的統(tǒng)稱，一般來說 ， 又可以分為廣義文員和狹義文員 。
廣義的文員概念，是指用人單位主價值鏈條上的核心崗位以外的、主要工作是在辦公室內(nèi)從事文件、文字子昂管工作的人員 。
比如，在一家生產(chǎn)制作型企業(yè)，除研發(fā)、生產(chǎn)、銷售和客服之外，法務(wù)會被認(rèn)為是法律文員，HR就是人事文員 ， 行政就是行政文員 ， 等等 。
而狹義的文員，則常常就是這個詞的本意，主要從事起草、打印文件、處理基礎(chǔ)表格、數(shù)據(jù)等相關(guān)工作的崗位 。
鑒于我們大多數(shù)時候所說的文員 ， 都是狹義的定義，接下來就具體介紹它 。
具體來說，狹義的文員又可以分為3大類型：
第一種類型是重要高管的助理、秘書；
第二種類型是隸屬于總經(jīng)辦的公文管理崗、檔案管理崗等；
第三種類型是業(yè)務(wù)、技術(shù)等人數(shù)較多的部門，協(xié)助部門負(fù)責(zé)人處理一些基礎(chǔ)性工作的部門助理 。
這3類人員的主要工作內(nèi)容 ， 會有比較大的不同，我們分別來說 。
高管的行政助理和秘書崗位的主要工作內(nèi)容負(fù)責(zé)高管的日程安排及提前提醒；負(fù)責(zé)高管主導(dǎo)的會議的會議紀(jì)要、事后各項工作的落實進(jìn)度跟進(jìn)及匯報；需要高管簽字審批的文件提前做一個預(yù)審，發(fā)現(xiàn)有問題及疑問的地方提前與提交文件的責(zé)任人溝通、確認(rèn)；高管發(fā)言稿、演講PPT等文書類工作的起草、制作及設(shè)計等 。
隸屬總經(jīng)辦的公文崗、檔案管理崗的主要工作內(nèi)容公文崗主要負(fù)責(zé)以公司名義發(fā)布的各類規(guī)章制度、行為規(guī)范、各類方案計劃等相關(guān)文件的復(fù)核，看在格式、用詞規(guī)范、語法、錯別字等方面有沒有錯誤 ， 同時還要復(fù)核發(fā)布這項文件是否按步驟和流程規(guī)范進(jìn)行了審批等；檔案管理崗則主要負(fù)責(zé)公司各重要合同、發(fā)展歷程、獲得證書和榮譽(yù)等的原件、照片、各類文字資料等進(jìn)行分門別類的歸類、存檔、借閱等服務(wù)，同時負(fù)責(zé)全公司范圍的檔案管理辦法 。
部門助理的主要工作內(nèi)容負(fù)責(zé)所屬部門與各職能部門的溝通和對接，比如統(tǒng)計和代領(lǐng)部門人員的各類福利、組織協(xié)助各職能部門在人力資源、法律、財務(wù)等各方面的規(guī)章制度及操作規(guī)范的宣導(dǎo)等；負(fù)責(zé)部門負(fù)責(zé)人主導(dǎo)的業(yè)務(wù)會議的會議紀(jì)要、發(fā)送參會人員并及時跟進(jìn)會議確定下來的工作是否按進(jìn)度執(zhí)行，并進(jìn)行匯報；部門運(yùn)營相關(guān)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計和分析；關(guān)心和了解部門人員的工作和生活相關(guān)情況 ， 發(fā)現(xiàn)問題及時跟部門負(fù)責(zé)人溝通和匯報 。
文員崗位的通用招聘要求對文員類崗位的招聘，共性要求是：基礎(chǔ)的office辦公軟件應(yīng)該會熟練使用；耐心細(xì)致；性格溫和有親和力，靈活性強(qiáng) ， 溫柔而有力量 。
而在招聘方面的不同點(diǎn)在于：
通常來說，高管助理和秘書的綜合素質(zhì)要求會更高，具備一定的管理知識和技能；
而公文管理崗和檔案管理崗，則還需要具備一些公文及檔案管理方面的專業(yè)知識和技能 。
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