具有法定地位的機關與組織都有自己的組織系統(tǒng)、領導關系和職權范圍，有自己主管的事務與辦事意圖 。它們在行使職權和實施管理的公務活動中，必然會產(chǎn)生體現(xiàn)自身意志的文件材料，這是公文形成的必要條件 。
【簡述公文產(chǎn)生的社會條件】古代公文產(chǎn)生與發(fā)展的主要線索：
在我國 ， 文書的出現(xiàn)可上溯到夏、商、周三代 。商代后期，出現(xiàn)了一種體式較為完整的甲骨文書 。到了西周，由于生產(chǎn)的向前發(fā)展，國家政權機構也改變的復雜起來 。為了加強國家的行政管理，已設有專門管理文書的機構與起草文書的官吏 。秦漢時期，是我國封建社會文書工作的確立時期 。秦代出現(xiàn)的“書”、“奏”，是我國最早的上行公文 。漢代及以后，有出現(xiàn)了“章”、“表”、“疏”、“議”、“啟”等上行文 。自秦漢以后，以至明清，在兩千多年的封建社會里，下行、上行、平行的公文種類不斷演變增多 。辛亥革命后，南京臨時政府對沿習已久的封建王朝的文書工作進行了全面改革 ， 簡化文書種類，統(tǒng)一公文程式 。
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