客戶的需求問題解決之后 ， 項目團隊對部分設備采用自制還是外購意見不統(tǒng)一 ， 有人認為自制可以降低成本 ， 而且可以積累生產(chǎn)經(jīng)驗；也有人認為外購可以降低風險 ， 提高項目的成功的機會 。針對這種情況 ， 我們對自制或外購的利弊進行了認真分析 ， 并進行了市場調研 ， 請專家進行了判斷 。最后召開會議對大家的意見進行統(tǒng)一 ， 考慮到項目時間緊、任務重 ， 萬一失敗將造成嚴重影響 ， 決定通過采購的方式進行 。最后 ， 我們根據(jù)項目管理計劃、活動資源需求、干系人登記冊、風險登記冊等 ， 通過查找公司的組織過程資產(chǎn) ， 組織編制了詳細的采購管理計劃 ， 并形成了采購工作說明書 。
采購計劃
由于該項目時間緊、任務重 ， 經(jīng)水文局同意 ， 某些硬件主要是通過公開招標的方式進行采購 。首先我們通過該縣級市的采購中心網(wǎng)站登記了相關招標信息 ， 發(fā)布了招標公告 ， 確定自招標公告發(fā)布之日起二十日內(nèi)為投標有效期 。然后我們制定了評標標準 ， 成立了評標委員會 ， 評標委員會設置由5人組成 ， 其中包括技術方面專家3名、經(jīng)濟方面專家1名、我公司管理人員1名 。截止投標之日共收到6家供應商進行了投標 ， 經(jīng)過資格審查共有5家符合要求 。開標時又有一家供應商想要投標 ， 盡管這家供應商與我們之前有過合作 ， 而且合作情況也很好 ， 但是已經(jīng)過了投標截止時間 ， 仍然被我們拒收了 。開標后 ， 評標委員會對5家符合條件的供應商進行打分 ， 根據(jù)打分結果 ， 評標委員會推薦了A公司作為供應商 。確定供應商后 ， 我們盡快與之簽訂了采購合同 。根據(jù)招標文件要求 ， 為了確保采購合同順利執(zhí)行 ， 我們要求供應商繳納了履約保證金 。
控制采購是管理采購關系、監(jiān)督合同執(zhí)行情況 ， 并根據(jù)需要實施變更和采取糾正措施的過程 。在該過程中 ， 我們根據(jù)采購文件和雙方簽訂的采購合同等 ， 及時檢查與審計合同的執(zhí)行情況 ， 根據(jù)需要提供變更申請 ， 為此我們專門制定了變更控制流程 ， 成立的變更控制委員會 。
我們的變更流程包括：1、提出變更申請；2、評估變更的影響；3由變更控制委員會批準或者否決變更；4、實施變更；5驗證變更；6、發(fā)布變更；7、跟蹤變更 。變更控制委員會成員主要包括：我方高層領導1人、水文局領導1人、團隊管理人員2人 ， 團隊技術人員2人 。根據(jù)采購計劃安排 ， 我們安排專人及時跟蹤采購合同的執(zhí)行情況 ， 每周召開一次例會 ， 溝通交流采購設備的生產(chǎn)進度和質量情況 ， 如果出現(xiàn)偏差 ， 立即采取措施糾正 ， 并嚴格按照變更控制流程執(zhí)行 。本著既要保證質量 ， 又要盡量減少變更的原則 ， 以確保不延誤項目進度 。但是在一次檢查時發(fā)現(xiàn) ， 我們還是賣方進度滯后 ， 可能會影響該項目的進度 ， 我們立即督促賣方盡快采取措施趕上進度 ， 賣方高度重視 ， 用高效人員替代了原來的低效人員 ， 很快趕上了進度 。原創(chuàng)提示：本文首發(fā)在今日頭條平臺【北大磊哥】賬號下 ， 關注我 ， 每周分享良心干貨！
我們根據(jù)項目管理計劃和采購文件 ， 我們組織相關干系人對采購的設備進行了驗收 。所采購設備完全符合要求 ， 順利經(jīng)過驗收 ， 而且對方提前交貨 ， 對我們項目的順利進行起到了關鍵作用 。驗收結束后 ， 我們立即向財務部門提出了支付合同尾款的申請 。同時對采購過程的一些文檔進行了整理匯總 ， 總結了采購過程的經(jīng)驗和教訓 。最終通過我們計劃周密的采購管理 ， 既保證了項目進度、提高了項目質量 ， 又降低了項目風險 。
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