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文件管理 八招改變磁盤雜亂狀態(tài)

云知道

成堆的有用無(wú)用的紙、雜亂無(wú)章的書籍和辦公用品散落在各處，這就是我們辦公桌上的一般情形 。在電腦的內(nèi)部，在電腦的桌面上，在“資源管理器”中，也同樣充斥著無(wú)序與混亂 。這種虛擬的混亂極大地影響了電腦的性能和我們辦公的效率，當(dāng)許多人面臨這個(gè)問(wèn)題時(shí)，認(rèn)為硬盤空間又不夠了，電腦性能又不跟不上了，需要再換一臺(tái)新的電腦了 。事實(shí)上，我們真正需要的是坐下來(lái)，好好花時(shí)間將電腦里的文件真正管理起來(lái)，會(huì)為自己日后省下更多的時(shí)間 。

文件管理的真諦在于方便保存和迅速提取，所有的文件將通過(guò)文件夾分類被很好地組織起來(lái)，放在你最能方便找到的地方 。解決這個(gè)問(wèn)題目前最理想的方法就是分類管理，從硬盤分區(qū)開始到每一個(gè)文件夾的建立，我們都要按照自己的工作和生活需要，分為大大小小、多個(gè)層級(jí)的文件夾，建立合理的文件保存架構(gòu) 。此外所有的文件、文件夾，都要規(guī)范化地命名，并放入最合適的文件夾中 。這樣，當(dāng)我們需要什么文件時(shí)，就知道到哪里去尋找 。這種方法，對(duì)于相當(dāng)數(shù)量的人來(lái)說(shuō)，并不是一件輕松的事，因?yàn)樗麄兞?xí)慣了隨手存放文件和辛苦、茫無(wú)頭緒地查找文件 。下面，我們將幫你制訂一套分類管理的原則，并敦促您養(yǎng)成好的文件管理習(xí)慣 。以下是我們總結(jié)出的一些基本技巧，這些技巧并不是教條，可能并不適合你，但無(wú)論如何你必須要有自己的規(guī)則，并堅(jiān)持下來(lái)，形成習(xí)慣 。

第一招 發(fā)揮我的文檔的作用

有很多理由讓我們好好地利用“我的文檔”，它能方便地在桌面上、開始菜單、資源管理器、保存/打開窗口中找到，有利于我們方便而快捷地打開、保存文件 。我們可以利用“我的文檔”中已有的目錄，也可以創(chuàng)建自己的目錄，將經(jīng)常需要訪問(wèn)的文件存儲(chǔ)在這里 。至于“我的文檔”存儲(chǔ)在C盤，在重裝系統(tǒng)時(shí)可能會(huì)誤刪除的問(wèn)題，可以在非系統(tǒng)盤建立一個(gè)目錄，然后右擊桌面上的“我的文檔”，選擇“屬性” 。在彈出的“我的文檔 屬性”窗口中，單擊目標(biāo)文件夾下的“移動(dòng)”按鈕，然后在新的窗口中指定我們剛創(chuàng)建的文件夾 。重裝系統(tǒng)后再次執(zhí)行以上操作，再重新指向此文件夾即可，即安全又便捷 。

小提示

如果你使用Windows 2000/XP，則移動(dòng)“我的文檔”文件夾時(shí)，其下的所有文件會(huì)自動(dòng)移過(guò)去，但如果你使用Windows 9x，則需要手工將C:My Documents下的所有文件手工移到新指定的文件夾中，否則可能會(huì)丟失數(shù)據(jù) 。

第二招 建立最適合自己的文件夾結(jié)構(gòu)

文件夾是文件管理系統(tǒng)的骨架，對(duì)文件管理來(lái)說(shuō)至關(guān)重要 。建立適合自己的文件夾結(jié)構(gòu)，需要首先對(duì)自己接觸到的各種信息、工作和生活內(nèi)容進(jìn)行歸納分析 。每個(gè)人的工作和生活有所不同，接受的信息也會(huì)有很大差異，因此分析自己的信息類別是建立結(jié)構(gòu)的前提 。比如，有相當(dāng)多的IT自由撰稿人和編輯就是以軟件、硬件的類別建立文件夾;而很多老師，就是以自己的工作內(nèi)容比如教學(xué)工作、班主任工作建立文件夾 。

同類的文件名字可用相同字母前綴的文件來(lái)命名，同類的文件最好存儲(chǔ)在同一目錄，如圖片目錄用image，多媒體目錄用media，文檔用doc等等，簡(jiǎn)潔易懂，一目了然，而且方便用一個(gè)軟件打開 。這樣，當(dāng)我們想要找到一個(gè)文件時(shí)，能立刻想到它可能保存的地方 。

第三招 控制文件夾與文件的數(shù)目

文件夾里的數(shù)目不應(yīng)當(dāng)過(guò)多，一個(gè)文件夾里面有50個(gè)以內(nèi)的文件數(shù)是比較容易瀏覽和檢索的 。如果超過(guò)100個(gè)文件，瀏覽和打開的速度就會(huì)變慢且不方便查看了 。這種情況下，就得考慮存檔、刪除一些文件，或?qū)⒋宋募A分為幾個(gè)文件或建立一些子文件夾 。另一方面，如果有文件夾的文件數(shù)目長(zhǎng)期只有少得可憐的幾個(gè)文件，也建議將此文件夾合并到其他文件夾中 。

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