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學(xué)電腦:Outlook實(shí)用技巧四則

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對(duì)于商務(wù)人士而言，郵件收發(fā)和管理可能更多的是使用Microsoft Outlook，而不是我們所習(xí)慣的Outlook Express或Foxmail，這里向朋友們介紹Outlook的幾個(gè)技巧：
技巧一 發(fā)出的郵件也可以撤回
我們經(jīng)?？吹竭@樣的報(bào)道：某某品牌的產(chǎn)品出現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題，廠家被迫召回 。那么，已經(jīng)發(fā)出去的某些郵件是否也能夠召回呢？有辦法，只要符合下面的兩個(gè)條件，發(fā)件方就可以將已發(fā)出的郵件召回：
1. 收件方使用的郵件管理工具必須是Microsoft Outlook，已經(jīng)打開(kāi)Microsoft Outlook，但還沒(méi)有閱讀這封郵件 。
2. 發(fā)件方和收件方都必須是Microsoft Exchange Server郵件賬戶，否則將無(wú)法撤回 。
然后，我們可以在“已發(fā)送郵件”文件夾中找到需要撤回的郵件，從“動(dòng)作”菜單中選擇“撤回該郵件”命令，此時(shí)會(huì)彈出一個(gè)對(duì)話框，這里有兩種處理辦法：
假如僅僅只是需要撤回這封郵件，只要選擇“刪除該郵件的未讀副本”，此時(shí)會(huì)向?qū)Ψ桨l(fā)出一封撤回的郵件，當(dāng)對(duì)方打開(kāi)這封撤回郵件后，就可以將發(fā)錯(cuò)的郵件撤回了；假如希望使用另一封郵件替換該郵件，可以選擇“刪除未讀副本并用新郵件替換”，確認(rèn)后撰寫新郵件發(fā)送即可 。
如果你需要了解撤回郵件的動(dòng)作是否成功，那么可以同時(shí)勾選“告訴我對(duì)每個(gè)收件人撤回成功還是失敗”復(fù)選框，選中后我們可以在“收件箱”中查看相關(guān)情況 。
技巧二 處理垃圾郵件
假如你已經(jīng)安裝了Norton Internet Security 2004/2005，那么在運(yùn)行Microsoft Outlook時(shí)將提示是否將Norton AntiSpam集成進(jìn)來(lái)，確認(rèn)后會(huì)在主窗口中增加一個(gè)工具欄，可以將某封郵件直接指認(rèn)為垃圾郵件，當(dāng)然也可以將被確認(rèn)為垃圾郵件的郵件解除封鎖，還可以快速清空垃圾文件夾 。
技巧三 使特定賬戶發(fā)送／接收自動(dòng)化
默認(rèn)設(shè)置下，Outlook只會(huì)創(chuàng)建一個(gè)“所有賬戶”的組，其中包括了所有的電子郵件賬戶，我們可以創(chuàng)建多個(gè)不同類別的組，這樣就可以在“發(fā)送和接收設(shè)置”中自由設(shè)置自動(dòng)發(fā)送和接收郵件的選項(xiàng) 。
從工具菜單中選擇“發(fā)送和接收→發(fā)送和接收設(shè)置→定義發(fā)送/接收組”，在這里單擊“新建”按鈕新建一個(gè)組，至于組的名稱可以自由輸入，確定后會(huì)打開(kāi)圖1窗口，現(xiàn)在可以任意選擇希望添加到該組的賬戶，選擇后勾選“將所選擇的賬戶包括在該組中”復(fù)選框就可以了，同時(shí)還可以為選中的賬戶選擇所需要的選項(xiàng)，例如發(fā)送、接收郵件項(xiàng)目，最后確認(rèn)即可 。
圖1
技巧四 群發(fā)郵件也要講禮貌
很多時(shí)候，我們需要向多位對(duì)象發(fā)送相同內(nèi)容的郵件，可能惟一的區(qū)別只是姓名不同而已，此時(shí)倘若使用抄送方式或者使用通訊組方式，這種不禮貌的行為給接收者的印象肯定不會(huì)太好，甚至還會(huì)被作為垃圾郵件被自動(dòng)刪除，有沒(méi)有更好一些的辦法呢？
我們可以借助郵件合并來(lái)寫成這一任務(wù)，首先切換到“聯(lián)系人”文件夾，選擇好相應(yīng)的收件人，然后從“工具”菜單下選擇“郵件合并”命令，接下來(lái)會(huì)打開(kāi)圖2對(duì)話框，注意應(yīng)該選擇“新建文檔”作為文檔文件，確定后Outlook會(huì)自動(dòng)調(diào)用Word創(chuàng)建郵件文檔，同時(shí)自動(dòng)激活“郵件合并”工具欄，接下來(lái)的操作這里就不多說(shuō)了，朋友們不妨一試 。
圖2
【學(xué)電腦:Outlook實(shí)用技巧四則】

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