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Excel表格的25招必學技巧( 六 )

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二十、提取字符串中的特定字符
除了直接輸入外，從已存在的單元格內容中提取特定字符輸入，絕對是一種省時又省事的方法，特別是對一些樣式雷同的信息更是如此，比如員工名單、籍貫等信息 。
如果我們想快速從A4單元格中提取稱謂的話，較好使用“=RIGHT(源數(shù)據(jù)格，提取的字符數(shù))”函數(shù)，它表示“從A4單元格最右側的字符開始提取2個字符”輸入到此位置 。當然，如果你想提取姓名的話，則要使用“=LEFT(源數(shù)據(jù)格，提取的字符數(shù))”函數(shù)了 。還有一種情況，我們不從左右兩端開始，而是直接從數(shù)據(jù)中間提取幾個字符 。比如我們要想從A5單元格中提取“武漢”兩個字時，就只須在目標單元格中輸入“=MID(A5,4,2)”就可以了 。意思是：在A5單元格中提取第4個字符后的兩個字符，也就是第4和第5兩個字 。


二十一、把基數(shù)詞轉換成序數(shù)詞
將英文的基數(shù)詞轉換成序數(shù)詞是一個比較復雜的問題 。因為它沒有一個十分固定的模式：大多數(shù)的數(shù)字在變成序數(shù)詞都是使用的“th”后綴，但大凡是以“1”、“2”、“3”結尾的數(shù)字卻分別是以“st”、“nd”和“rd”結尾的 。而且，“11”、“12”、“13”這3個數(shù)字又不一樣，它們卻仍然是以“th”結尾的 。因此，實現(xiàn)起來似乎很復雜 。其實，只要我們理清思路，找準函數(shù)，只須編寫一個公式，就可輕松轉換了 。不信，請看：“=A2&IF(OR(VALUE(RIGHT(A2,2))={11,12,13}),″th″,IF(OR(VALUE(RIGHT(A2))={1,2,3,},CHOOSE(RIGHT(A2),″st″,″nd″,″rd″),″th″))” 。該公式盡管一長串，不過含義卻很明確：①如果數(shù)字是以“11”、“12”、“13”結尾的，則加上“th”后綴；②如果第1原則無效，則檢查最后一個數(shù)字，以“1”結尾使用“st”、以“2”結尾使用“nd”、以“3”結尾使用“rd”；③如果第1、2原則都無效，那么就用“th” 。因此，基數(shù)詞和序數(shù)詞的轉換實現(xiàn)得如此輕松和快捷 。


二十二、用特殊符號補齊位數(shù)
和財務打過交道的人都知道，在賬面填充時有一種約定俗成的“安全填寫法”，那就是將金額中的空位補齊，或者在款項數(shù)據(jù)的前面加上“$”之類的符號 。其實，在Excel中也有類似的輸入方法，那就是“REPT”函數(shù) 。它的基本格式是“=REPT(“特殊符號”，填充位數(shù))” 。
比如，我們要在中A2單元格里的數(shù)字結尾處用“＃”號填充至16位，就只須將公式改為“=(A2&REPT(″＃″,16-LEN(A2)))”即可；如果我們要將A3單元格中的數(shù)字從左側用“＃”號填充至16位，就要改為“=REPT(″?！?16-LEN(A3)))&A3”；另外，如果我們想用“?！碧枌4中的數(shù)值從兩側填充，則需要改為“=REPT(″?！?8-LEN(A4)/2)&A4&REPT(″?！?8-LEN(A4)/2)”；如果你還嫌不夠專業(yè)，要在A5單元格數(shù)字的頂頭加上“$”符號的話，那就改為：“=(TEXT(A5,″$＃,＃＃0.00″(&REPT(″?！?16-LEN(TEXT(A5,″$＃,＃＃0.00″))))”，一定能滿足你的要求 。


二十三、創(chuàng)建文本直方圖
除了重復輸入之外，“REPT”函數(shù)另一項衍生應用就是可以直接在工作表中創(chuàng)建由純文本組成的直方圖 。它的原理也很簡單，就是利用特殊符號的智能重復，按照指定單元格中的計算結果表現(xiàn)出長短不一的比較效果 。
比如我們首先制作一張年度收支平衡表，然后將“E列”作為直方圖中“預算內”月份的顯示區(qū)，將“G列”則作為直方圖中“超預算”的顯示區(qū) 。然后根據(jù)表中已有結果“D列”的數(shù)值，用“Wingdings”字體的“N”字符表現(xiàn)出來 。具體步驟如下：
在E3單元格中寫入公式“=IF(D30,REPT(″n″,ROUND(D3*100,0)),″″)”，也拖動填充柄至G14 。我們看到，一個沒有動用Excel圖表功能的純文本直方圖已展現(xiàn)眼前，方便直觀，簡單明了 。

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