1、建立、健全立卷歸檔制度，確立歸檔范圍、歸檔時間、保管期限（保管期限分永久保存、保存10年、3年、1年等）；注明文件的版本號 。
2、對遺缺不全的文件資料，采取不同措施，積極收集齊全 。
3、及時催辦理完畢的文件上交回收，在檢查齊全后整理立卷歸檔 。
二、文件歸檔立卷：
1、區(qū)分全宗，確定立檔單位 。
2、分類：依據文件資料來源、時間、題目、內容、字母順序分成若干層次和類別 。
分類除按大類外，同時按部門、是否保密、保密程度來分 。
（1）大類分為：
質量文件：A 。
技術文件：B 。
制度／規(guī)定：C 。
D 。
檔案：E 。
合同：F 。
（2）部門拼音縮寫：
采購部：CG，生產技術部：SJ，倉儲部：CC，品管部：PG，研發(fā)部：YF，LED事業(yè)部：NE，產品部：CP，項目部：XM，客戶服務部：KF，燈桿分廠：DG，表面分廠：BM，庭院燈分廠：TY，裝配分廠：ZP，銷售部：XS，營銷辦：YX 。
設備維修部：SB，財務：CW，綜合辦：ZH，華體安裝公司：AZ，昆明辦事處：KM，重慶辦事處：CQ，陜西辦事處：SX，廣西辦事處：GX，貴陽辦事處：GY 。
（3）保密用Y表示，非密級則用N表示 。
（4）密級：絕密：AS，機密：CS，秘密：PS，無：OP 。
（5）編碼原則：編碼共為十二位數(shù)，文件資料大類、部門前兩位拼音縮寫、是否保密、密級程度、年份、流水號 。
如綜合辦2010年某份制度編碼為：SZHNOP100001 。
3、歸檔前將資料分類，分組放置在待辦卷宗內 。
4、案卷排列：立卷按永久、長期、短期分別組卷，卷內文件把正文、底稿、附件請示和批復放在一起，編制案卷目錄和案內目錄 。
5、整理案卷，使之厚度適宜，控制在25px至50px之間，材料過窄應加襯邊；材料過寬應折疊整齊；字跡難辨認的，應附抄件；以每一案卷端正書寫標題 。
6、對所有公司文件資料系統(tǒng)排列，確定保管期限，編制文件資料目錄（卡片），按一定次序排列和存放 。
7、每年對文件資料進行一次清理，清除不必要保存的材料；對破損和褪色的材料進行修補和復制 。
8、對文件資料的收進和移出、案卷數(shù)量、利用等情況進行統(tǒng)計，并定期上報主管部門 。各部門文件管理員應定期（每月兩次，分別于月初、月中）報送相關資料至文控專員 。
9、公司文件資料保管期限分永久、長期、短期三種 。介于兩種保管期限的，保管期限從長 。對保管期限已滿的文件資料依據有關規(guī)定進行鑒定銷毀 。
【文員是做什么的不會電腦可以做文員嗎 文員是做什么的】10、公司應采取嚴密管理措施，防止文件資料失密和泄密 。
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