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別讓開會(huì)謀殺了你的時(shí)間

小知識(shí)


別讓開會(huì)謀殺了你的時(shí)間



別讓開會(huì)謀殺了你的時(shí)間
別讓開會(huì)謀殺了你的時(shí)間
會(huì)議：見怪不怪的難題
幾個(gè)星期前 ， 老總讓秘書通知參加會(huì)議的高級(jí)主管準(zhǔn)備提交會(huì)議議程項(xiàng)目 ， 不久 ， 一個(gè)建議“大雜燴”上來了 。 老總看了這些議項(xiàng) ， 把常規(guī)性、操作性議題放在前面 ， 以便在大會(huì)后面的時(shí)間里集中討論某個(gè)戰(zhàn)略性問題 。
但是會(huì)議開始后 ， 整個(gè)計(jì)劃完全走偏了 。 在看了銷售副總的廣告展示后 ， 討文化教育中心全部拉到公司基本設(shè)備的配置上 ， 造成本次會(huì)議的成果是：歐洲的競(jìng)爭(zhēng)計(jì)劃推遲到下次會(huì)議進(jìn)行；老總的計(jì)劃還沒有討論出結(jié)果 ， 散會(huì)時(shí)有的主管沒精打采 ， 有的神色氣憤 ， 有一直抱怨又浪費(fèi)了時(shí)間……
這又是一個(gè)典型的謀殺時(shí)間的會(huì)議：沒有重點(diǎn) ， 無章可循 ， 常常在一個(gè)無足輕重的問題上討文化了大半天 ， 而最重要的問題卻根本沒時(shí)間談：給予戰(zhàn)略決策的注意力不夠 。
據(jù)美國一家國際戰(zhàn)略咨詢公司調(diào)查發(fā)現(xiàn) ， 一個(gè)典型的企業(yè) ， 其高層管理團(tuán)隊(duì)在一起工作的時(shí)間 ， 每月不到3天；而在這3天里 ， 其中花在討論戰(zhàn)略問題上的時(shí)間 ， 不到3小時(shí) 。 而且就這3個(gè)小時(shí) ， 一般也是無果而終 ， 很少能迅速作出優(yōu)良的決策 。
美國一家全球性公司的高層主管抱怨說 ， 每年花在討論假期問題上的時(shí)間 ， 比花在討論進(jìn)軍東南亞市場(chǎng)的問題上的時(shí)間還要多；召開會(huì)議濁為了要做決定 ， 而是“共享”一下信息 ， 或者僅僅“大家討論一下”而已 。 而要做戰(zhàn)略決策的會(huì)議 ， 則大多是“靈機(jī)一支”決定的 ， 沒有任何前兆和準(zhǔn)備 ， 隨意性很大 。
效率開會(huì)小竅門
一個(gè)漏洞百出的決策能使投資者迅速地垮掉 ， 而一個(gè)好的決策 ， 如果決定得太慢的話 ， 也同學(xué)會(huì)削弱市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力 。 會(huì)議是決策過程中不可或缺的環(huán)節(jié) 。 而開會(huì)也是大有學(xué)問的 。 現(xiàn)在 ， 就推出幾個(gè)小竅門 ， 讓我們開會(huì)時(shí)用點(diǎn)時(shí)間 ， 多出點(diǎn)成果 。
操作性、戰(zhàn)略決策分開處理
討論操作性的問題和作出戰(zhàn)略決策 ， 二者有本質(zhì)區(qū)別 ， 需要有不同的討論形式和思考方式 。 針對(duì)不同的問題和目的召開不同的會(huì)議 ， 可防止操作性事情主導(dǎo)會(huì)議議程 ， 以便贏得更多的時(shí)間討論戰(zhàn)略問題 。
將會(huì)議重點(diǎn)放在決策上
會(huì)義中心定位在決策而討論的層面上 ， 會(huì)前的準(zhǔn)備工作必不可少 。 閱讀材料在會(huì)議前就要發(fā)放人參會(huì)者 ， 在封面上列出會(huì)議將討論的主要問題 。
【別讓開會(huì)謀殺了你的時(shí)間】度量生個(gè)議面的真正價(jià)值
擺在議程上的每個(gè)議項(xiàng)有輕重緩急之分 。 因此 ， 管理者們花在上面的時(shí)間也要區(qū)別分配 。 要依據(jù)每個(gè)問題對(duì)企業(yè)長(zhǎng)期影響的大小來決定 ， 公司董事會(huì)或分析部分可提前做全面分析 ， 一個(gè)概算就可以了 。
盡快解決問題
按照嚴(yán)格程序把議程上的問題一個(gè)個(gè)解決掉 ， 必須要有明確的時(shí)間表、團(tuán)隊(duì)處理方式以及最后由誰來拍板等等 。 管理者要時(shí)常提醒自己；議程上的問題解決了嗎？需要什么時(shí)候做決定？
擺出備選方案
如果沒有真正的可選方案 ， 也就無從管理 。 戰(zhàn)略性備選方案的產(chǎn)生過程 ， 要同它們的評(píng)估及通過過程分割開來 ， 以加速最后的決定過程 。
確保決策貫徹執(zhí)行
通常一個(gè)管理團(tuán)隊(duì)遇到的最大挑戰(zhàn) ， 不是做決定本身 ， 而是針對(duì)所決定的內(nèi)容 ， 會(huì)后的理解是否一致 ， 這直接關(guān)系到?jīng)Q策的執(zhí)行效果 。 應(yīng)避免決策淪為兩種后果；一是實(shí)踐中被曲解；二是成為沉默不作為的犧牲品 。

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