第四步 ， 確保每個物品都要有自己的固定位置 。
這樣的好處顯而易見 ， 你每次用完這個東西以后物歸原位 ， 不會混亂 ， 下一次需要用的時候也能輕易找出來 。如果有時候趕時間 ， 手忙腳亂用了某些物品先放在一邊 ， 那么過后也要記得復位 。
還有一些小技巧：
在抽屜里分成幾格 ， 放比較小的東西 ， 比如打孔機、訂書機、剪刀、膠帶 ， 因為這些小件易于移動 ， 所以要用的時候都得找一找 ， 分格后 ， 每個物品都找到了它的位置 ， 十分清晰 ， 用的時候一目了然 。
將架子上同一排的文件夾斜著貼上一段長膠條 ， 這樣 ， 你一眼就能找準取出的文件夾應歸放回到哪個位置上 。并且 ， 一旦文件夾放錯位置 ， 會十分醒目 。
最后 ， 養(yǎng)成定期收拾整理的習慣 ， 最好日清日結(jié) ， 下班后就整理好辦公桌 ， 否則各種各樣的資料文件就開始堆積 ， 這樣會給你的工作增加負擔 。
我的分享到這里啦 。如果覺得有用請點個贊 ， 謝謝！
上班就在辦公室 ， 中間斷斷續(xù)續(xù)六年時間離開 ， 略談細節(jié)：
一、紙質(zhì)文件資料 。盡量別留 ， 或者掃描或者用“CS”的ocr錄入電腦 。確需留下的重要文件 ， 方法：購4孔A4活頁文件夾及配套透明活頁文件袋（某寶多了去 ， 我用的牌子選了好多次 ， 需要品牌私聊） ， 還有打孔機 。能打孔的文件 ， 打孔直接放入文件夾；不能打孔的文件 ， 裝入透明活頁文件袋 ， 放入文件夾；資料卡片、票據(jù)、照片、信函、明信片、名片 ， 有專用的A4活頁文件袋就買了用 ， 沒有的可以從某寶搜放郵票用的硬卡內(nèi)芯 ， 裝入活頁文件袋后放入文件夾 ?；铐撐募A便于存取及排序 ， A4又是國標 ， 十幾本排好放進文件柜 ， 賊漂亮 。
【如何整理辦公室文件材料】二、電子文檔 。首先 ， 名稱要統(tǒng)一 。我的WPS文檔名統(tǒng)一為：內(nèi)文全名（超過8個字可略減）+年月日時（如2017121719） ， 圖片、音頻、視頻名統(tǒng)一為：年月日（如20170818 ， 特別是自拍照片、視頻的時間與名稱要一致）+地點和人物 。其次 ， 每一層次的文件夾一般不超過3個 。我在D盤下建立了3個文件夾：個人、單位、社會 ， 各文件夾下建了2個文件夾：音像（聲音圖像 ， 包括照片、音頻、視頻）、文稿（所有有文字、數(shù)字的東東） ， 再下面各有異同 ， 但基本上不超過三個 。要注意隨時清理 ， 每天最好 ， 實在不行 ， 每周至少兩次 。一是對電腦里的文檔按既定規(guī)則改名、移動 ， 二是對手機里的文檔改名、移動 。手機里下載個'WPS”處理文檔極好用 ， 但要及時往電腦里備份 。另 ， 置辦個上T的移動硬盤 ， 也建立對應的文件夾 ， 每月初將上月的電腦里的東東往里更新備份一份 ， 極好 。注意：名稱統(tǒng)一很重要 ， 加上年月日時 ， 再變文件夾或換電腦都不怕重復 。
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