現(xiàn)在很多系統(tǒng)都可以幫助構建企業(yè)文件管理系統(tǒng)，古老一點的有SFTP、NAS，比較新的是企業(yè)網(wǎng)盤產品 。下面介紹如何利用云盒子私有云企業(yè)網(wǎng)盤搭建文檔管理系統(tǒng) 。
云盒子私有云企業(yè)網(wǎng)盤是一款云存儲產品，在文件安全存儲的基礎上，提供權限共享、外鏈、協(xié)作編輯、日志、版本、關注、收藏、催辦等基礎文件管理功能，還有IM、工作流、郵件等增值功能 。
從系統(tǒng)搭建到深化推廣使用，通常需要經歷一下5個步驟：
1. 系統(tǒng)部署
部署過程不復雜，可以自行在官網(wǎng)下載服務器包部署或聯(lián)系技術客服幫忙部署 。
2. 系統(tǒng)初始化
云盒子部署完畢，第一件事要做的導入人員組織架構（與其他系統(tǒng)單點登錄的客戶可以忽略這點） 。導入人員組織架構后，會自動創(chuàng)建部門共享文件夾、部門工作組 。這樣，每個人員拿到賬號登錄，就能看到本部門的文件夾和工作組 。
另外，還有admin還需要設置部門管理員，便于部門內部管理 。
3. 系統(tǒng)培訓
雖然說會提供系統(tǒng)使用指南，但相信大部分人都不是很有耐心看完幾十頁的指南 。云盒子系統(tǒng)培訓一般分為3次，一次是admin超級管理員的培訓、一次是二級管理員的培訓、還有普通用戶的培訓 。通常在第2點就執(zhí)行了admin的培訓工作 。
4. 部門管理員細分文件權限
當所有人了解怎么使用系統(tǒng)，也就可以開始對系統(tǒng)進行更細的設置，例如部門管理員添加本部門的流程模板、創(chuàng)建項目討論組、或者對文檔進行權限細分等
5. 定制歸檔制度
【企業(yè)文件管理系統(tǒng)建設方案 如何構建企業(yè)文件管理系統(tǒng)】無規(guī)矩不成方圓 。企業(yè)或部門內部應該制定一些歸檔規(guī)則，以便于真正實現(xiàn)隨時隨地訪問文件、審計文件日志 。
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