1、會(huì)議預(yù)案制定 。會(huì)議預(yù)案即會(huì)議籌備方案,預(yù)案制定的好壞直接影響會(huì)議的質(zhì)量 。
2、準(zhǔn)備會(huì)議文件 。會(huì)議審議的文件材料的擬議、起草、審閱、印制、分發(fā)(會(huì)前分發(fā)或會(huì)上分發(fā)) 。
3、會(huì)議通知 。會(huì)議通知的擬議與分發(fā)必須及時(shí),重要會(huì)議在發(fā)出通知后還要跟蹤落實(shí),以了解對(duì)方能否如期出席會(huì)議 。
4、會(huì)前檢查 。這包括對(duì)預(yù)案執(zhí)行情況的匯報(bào)檢查和現(xiàn)場(chǎng)檢查的兩種方式 。匯報(bào)檢查主要由籌備工作負(fù)責(zé)人向會(huì)議主持人或主要領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)全面的準(zhǔn)備情況及存在的問題,重點(diǎn)是會(huì)議文件材料 。現(xiàn)場(chǎng)檢查重點(diǎn)在于會(huì)場(chǎng)的布置和安全保衛(wèi)工作 。
5、會(huì)議進(jìn)行時(shí)的具體服務(wù) 。包括會(huì)間制度,如簽到制度、候會(huì)制度、會(huì)議的記錄、簡(jiǎn)報(bào)的編寫與印發(fā)等 。大型集會(huì)的現(xiàn)場(chǎng)指揮和特殊情況下的應(yīng)急措施等不僅要在預(yù)案中作為專項(xiàng)列出,還要確定好指揮人員及其指揮標(biāo)志 。
【一個(gè)完整的會(huì)議流程圖 一個(gè)完整的會(huì)議流程】6、結(jié)束時(shí)的會(huì)務(wù)工作,包括對(duì)會(huì)議內(nèi)容的總結(jié),會(huì)議紀(jì)要的撰寫與分發(fā),會(huì)議新聞報(bào)道或舉行新聞發(fā)布會(huì)、采訪人員招待會(huì)等,會(huì)務(wù)工作總結(jié) 。此外如代表離會(huì)、財(cái)務(wù)結(jié)算、物資清退等各項(xiàng)善后工作 。
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