公文一般由秘密等級(jí)和保密期限、正文、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、附件說明、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、抄送機(jī)關(guān)、緊急程度、印章、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、附注、成文日期、附件、主題詞、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期等部分組成 。
公文標(biāo)準(zhǔn)格式包括:
1、須有負(fù)責(zé)之表示 。 (如簽署、蓋印章戳或副署)
2、須有時(shí)間之表示 。 (如制作及發(fā)文時(shí)間 ， 并加注文號(hào))
3、須合于現(xiàn)行法定格式 。 (用紙、格式、細(xì)項(xiàng))
4、本文原則上須分段敘述 ， 并具實(shí)質(zhì)意涵(即為一定之作為或特定事物之告知) ， 其表達(dá)方式為由左而右之橫行格式 。
中華人民共和國(guó)法律《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理暫行辦法》將行政機(jī)關(guān)的公文主要分為“命令（令）、指令、決定、決議、指示、布告、公告、通告、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、函、會(huì)議紀(jì)要” 。
公文歸檔
第三十八條 公文辦理完畢后 ， 應(yīng)當(dāng)根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和其他有關(guān)規(guī)定 ， 及時(shí)整理（立卷）、歸檔 。
個(gè)人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文 。
第三十九條 歸檔范圍內(nèi)的公文 ， 應(yīng)當(dāng)根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價(jià)值等整理（立卷） ， 要保證歸檔公文齊全、完整 ， 能正確反映本機(jī)關(guān)的主要工作情況 ， 便于保管和利用 。
第四十條 聯(lián)合辦理的公文 ， 原件由主辦機(jī)關(guān)整理（立卷）、歸檔 ， 其他機(jī)關(guān)保存復(fù)制件或其他形式的公文副本 。
第四十一條 本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人兼任其他機(jī)關(guān)職務(wù) ， 在履行所兼職務(wù)職責(zé)過程中形成的公文 ， 由其兼職機(jī)關(guān)整理（立卷）、歸檔 。
第四十二條 歸檔范圍內(nèi)的公文應(yīng)當(dāng)確定保管期限 ， 按照有關(guān)規(guī)定定期向檔案部門移交 。
第四十三條 擬制、修改和簽批公文 ， 書寫及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求 。
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