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八招改變磁盤雜亂無章的狀態(tài)

云知道

成堆的有用無用的紙、雜亂無章的書籍和辦公用品散落在各處 ， 這就是我們辦公桌上的一般情形 。在電腦的內(nèi)部 ， 在電腦的桌面上 ， 在“資源管理器”中 ， 也同樣充斥著無序與混亂 。這種虛擬的混亂極大地影響了電腦的性能和我們辦公的效率 ， 當(dāng)許多人面臨這個問題時 ， 認(rèn)為硬盤空間又不夠了 ， 電腦性能又不跟不上了 ， 需要再換一臺新的電腦了 。事實上 ， 我們真正需要的是坐下來 ， 好好花時間將電腦里的文件真正管理起來 ， 會為自己日后省下更多的時間 。

文件管理的真諦在于方便保存和迅速提取 ， 所有的文件將通過文件夾分類被很好地組織起來 ， 放在你最能方便找到的地方 。解決這個問題目前最理想的方法就是分類管理 ， 從硬盤分區(qū)開始到每一個文件夾的建立 ， 我們都要按照自己的工作和生活需要 ， 分為大大小小、多個層級的文件夾 ， 建立合理的文件保存架構(gòu) 。此外所有的文件、文件夾 ， 都要規(guī)范化地命名 ， 并放入最合適的文件夾中 。這樣 ， 當(dāng)我們需要什么文件時 ， 就知道到哪里去尋找 。這種方法 ， 對于相當(dāng)數(shù)量的人來說 ， 并不是一件輕松的事 ， 因為他們習(xí)慣了隨手存放文件和辛苦、茫無頭緒地查找文件 。下面 ， 我們將幫你制訂一套分類管理的原則 ， 并敦促您養(yǎng)成好的文件管理習(xí)慣 。以下是我們總結(jié)出的一些基本技巧 ， 這些技巧并不是教條 ， 可能并不適合你 ， 但無論如何你必須要有自己的規(guī)則 ， 并堅持下來 ， 形成習(xí)慣 。

第一招 發(fā)揮我的文檔的作用

有很多理由讓我們好好地利用“我的文檔” ， 它能方便地在桌面上、開始菜單、資源管理器、保存/打開窗口中找到 ， 有利于我們方便而快捷地打開、保存文件 。我們可以利用“我的文檔”中已有的目錄 ， 也可以創(chuàng)建自己的目錄 ， 將經(jīng)常需要訪問的文件存儲在這里 。至于“我的文檔”存儲在C盤 ， 在重裝系統(tǒng)時可能會誤刪除的問題 ， 可以在非系統(tǒng)盤建立一個目錄 ， 然后右擊桌面上的“我的文檔” ， 選擇“屬性” 。在彈出的“我的文檔 屬性”窗口中 ， 單擊目標(biāo)文件夾下的“移動”按鈕 ， 然后在新的窗口中指定我們剛創(chuàng)建的文件夾 。重裝系統(tǒng)后再次執(zhí)行以上操作 ， 再重新指向此文件夾即可 ， 即安全又便捷 。

小提示

如果你使用Windows 2000/XP ， 則移動“我的文檔”文件夾時 ， 其下的所有文件會自動移過去 ， 但如果你使用Windows 9x ， 則需要手工將C:My Documents下的所有文件手工移到新指定的文件夾中 ， 否則可能會丟失數(shù)據(jù) 。

第二招 建立最適合自己的文件夾結(jié)構(gòu)

文件夾是文件管理系統(tǒng)的骨架 ， 對文件管理來說至關(guān)重要 。建立適合自己的文件夾結(jié)構(gòu) ， 需要首先對自己接觸到的各種信息、工作和生活內(nèi)容進(jìn)行歸納分析 。每個人的工作和生活有所不同 ， 接受的信息也會有很大差異 ， 因此分析自己的信息類別是建立結(jié)構(gòu)的前提 。比如 ， 有相當(dāng)多的IT自由撰稿人和編輯就是以軟件、硬件的類別建立文件夾;而很多老師 ， 就是以自己的工作內(nèi)容比如教學(xué)工作、班主任工作建立文件夾 。

同類的文件名字可用相同字母前綴的文件來命名 ， 同類的文件最好存儲在同一目錄 ， 如圖片目錄用image ， 多媒體目錄用media ， 文檔用doc等等 ， 簡潔易懂 ， 一目了然 ， 而且方便用一個軟件打開 。這樣 ， 當(dāng)我們想要找到一個文件時 ， 能立刻想到它可能保存的地方 。

第三招 控制文件夾與文件的數(shù)目

文件夾里的數(shù)目不應(yīng)當(dāng)過多 ， 一個文件夾里面有50個以內(nèi)的文件數(shù)是比較容易瀏覽和檢索的 。如果超過100個文件 ， 瀏覽和打開的速度就會變慢且不方便查看了 。這種情況下 ， 就得考慮存檔、刪除一些文件 ， 或?qū)⒋宋募A分為幾個文件或建立一些子文件夾 。另一方面 ， 如果有文件夾的文件數(shù)目長期只有少得可憐的幾個文件 ， 也建議將此文件夾合并到其他文件夾中 。

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