往后余生 ， 風(fēng)雪是你 ， 平淡是你 ， 睜開(kāi)眼睛也是你 。Excel表格 ， 職場(chǎng)人都不陌生的辦公軟件 ， 晝夜與之打交道“計(jì)算或分析” 。
我在外企離職后 ， 進(jìn)入電商數(shù)字營(yíng)銷領(lǐng)域工作 。初入公司不久 ， 便對(duì)接客戶 ， 為其提供 ， 數(shù)據(jù)咨詢及營(yíng)銷結(jié)案等報(bào)告輸出 ， 日復(fù)一日地分析再輸出 ， 讓我徹底奠定了Excel的基礎(chǔ) 。
為了給客戶留下良好的印象 ， 我對(duì)Excel表格的呈現(xiàn)方式也就是格式的要求 ， 相當(dāng)嚴(yán)格 。在使用Excel的時(shí)候 ， 格式是最重要的基礎(chǔ) 。然而 ， 許多人都不太在意Excel的格式 。
請(qǐng)恕我直接 ， 提出一個(gè)問(wèn)題：“你做的Excel表格易讀性強(qiáng)？”
恐怕很多人都會(huì)回答no吧 。理由或許有很多種 ， 但其中最主要的理由應(yīng)該是“沒(méi)有格式概念”吧 ?？蛻艉茈y看懂 ， 較高頻返稿修正 ， 這就是大家會(huì)對(duì)Excel頭痛的原因 。
老話說(shuō)：“不以規(guī)矩 ， 不成方圓”Excel制作表格也是一樣 ， 若無(wú)格式原則 ， 簡(jiǎn)單的表格 ， 都會(huì)變成難以理解的表格 。但所謂“簡(jiǎn)單易懂的表格” ， 究竟是怎樣制作的呢？ 請(qǐng)看圖 。
各位有沒(méi)有覺(jué)得下面的數(shù)據(jù)報(bào)表比較美觀 ， 內(nèi)容較清楚明確呢？接下來(lái) ， 就讓我為各位一一說(shuō)明 ， 這張數(shù)據(jù)報(bào)表究竟是如何完成的 ， 都采用了哪些格式技巧 ， 才會(huì)讓它看起來(lái)如此清晰美觀 。
從“B2”單元格開(kāi)始
起始位置 ， 從“B2”單元格開(kāi)始 ， 上空一行 ， 左空一列 ， 這樣既可以看見(jiàn)“邊框”樣式 ， 又可以掌握表格的范圍 。
選取文字字體
中文字體為“微軟雅黑”或“黑體” ， 英文字體為“Arial”或“Microsoft YaHei UI” ， 較為清晰 ， 更易閱讀 。至于字號(hào)可以先使用默認(rèn)值“11” 。需要注意的是 ， 同一級(jí)別的字段 ， 字號(hào)需保持一致 。
更改數(shù)字顏色
數(shù)字顏色 ， 手動(dòng)輸入為黑色 ， 計(jì)算公式為藍(lán)色 ， 這樣在演算時(shí) ， 可以快速區(qū)分判斷哪些數(shù)字可以更改 ， 哪些數(shù)字不可以更改；也有助于避免誤算 。需要注意的是 ， 標(biāo)注的字色只能有兩種 ， 太多容易混淆 ， 干擾計(jì)算效率 。
設(shè)置數(shù)字格式
數(shù)字使用“千位分隔符”標(biāo)出位數(shù) ， 在數(shù)值較大、位數(shù)較多的時(shí)候 ， 比較容易讀取數(shù)字 。需要注意的是 ， 小數(shù)位數(shù)也需要統(tǒng)一 。
設(shè)定對(duì)齊方式
根據(jù)類型設(shè)定 “文本左對(duì)齊 ， 數(shù)字右對(duì)齊” ， 取決于我們的閱讀習(xí)慣 。文字的閱讀方向是從左到右（關(guān)注子立菌） 。相對(duì)于此 ， 數(shù)字的閱讀方向是從右到左（個(gè)、十、百、千、萬(wàn)……） 。需要注意的是 ， 數(shù)字排版等問(wèn)題 ， 有時(shí)遵循該格式原則 ， 會(huì)造成閱讀壓力 。為了避免這種情況發(fā)生 ， 設(shè)定格式 ， 文本配合數(shù)字右對(duì)齊 ， 如此一來(lái) ， 便能很清楚地知道 ， 這個(gè)項(xiàng)目名稱 ， 是那一列的數(shù)字的項(xiàng)目名稱了 。
添加邊框樣式
表格邊框樣式“上下粗 ， 其余細(xì)” ， 這樣制作出的表格版面看著簡(jiǎn)潔利落 。
增加右縮進(jìn)量
項(xiàng)目下的細(xì)項(xiàng)向右縮進(jìn) ， 不僅能讓人一眼就看懂?dāng)?shù)據(jù)的含義 ， 還能使表格的整體架構(gòu)看起來(lái)清楚明了 。
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