為規(guī)范XXX有限公司（以下簡稱“公司”）公文管理工作，規(guī)范公文處理，提高公文辦理的質(zhì)量和效率，結(jié)合公司實(shí)際，制定本制度 。
1 管理職責(zé)
1.1 公文的歸口管理部門為企業(yè)管理部（總經(jīng)辦），是公文處理的管理機(jī)構(gòu) ， 主要負(fù)責(zé)人員為公司文控 。其主要職責(zé)為：
1.1.1 負(fù)責(zé)本制度中規(guī)定的公文制發(fā)相關(guān)工作；
1.1.2 負(fù)責(zé)本制度中規(guī)定的收文處理相關(guān)工作；
1.1.3 負(fù)責(zé)項(xiàng)目建設(shè)期間，各項(xiàng)目部來文查收、分發(fā)、存檔；負(fù)責(zé)對其他項(xiàng)目部發(fā)文、登記、存檔 。
1.1.4 負(fù)責(zé)公司文件歸檔 。
1.2 公文擬稿部門的職責(zé)
1.2.1 根據(jù)業(yè)務(wù)需要，起草公文 。
1.2.2 擬稿部室主任是本部室公文起草的第一責(zé)任人，必須經(jīng)本部門主任審核把關(guān)，確保公文的格式規(guī)范、語句通順、無錯(cuò)別字，并對公文的真實(shí)性負(fù)責(zé) 。
2 公文的種類和格式
2.1 公司公文，是具有法定效力和規(guī)范體式的公務(wù)文書，是傳達(dá)國家方針、政策，貫徹上級公司各項(xiàng)管理規(guī)定，發(fā)布規(guī)章制度，請示和答復(fù)問題，指導(dǎo)、布置和洽商工作，報(bào)告情況，交流經(jīng)驗(yàn)的重要工具 。
2.2 公文處理，指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸
檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作 。公文處理應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持實(shí)事求是、精簡、高效的原則，做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全 。必須嚴(yán)格執(zhí)行國家保密法律、法規(guī)和公司關(guān)于商業(yè)秘密的管理規(guī)定，確保國家機(jī)密以及公司商業(yè)秘密的安全 。
2.3 公司公文的種類
【教你學(xué)會(huì)公文管理制度及辦法】按照行文關(guān)系 ， 主要分為上行文、平行文、下行文三種 。
2.3.1 上行文
（一）請示
適用于向上級部門請求指示、批準(zhǔn) 。
（二）報(bào)告、匯報(bào)
適用于向上級部門或有關(guān)主管部門匯報(bào)工作，反映情況，請求備案，答復(fù)上級部門或有關(guān)主管部門的詢問 。
2.3.2 平行文
函，適用于不相隸屬單位之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題，向有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)等 。
2.3.3 下行文
（一）決定
適用于對重要事項(xiàng)或行動(dòng)做出安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員 ，
變更或者撤銷下級單位不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng) 。
（二）通知
適用于轉(zhuǎn)發(fā)上級部門和不相隸屬單位的公文 ， 向所屬單位發(fā)布規(guī)章制度，傳達(dá)要求所屬單位執(zhí)行、辦理、遵守和需要周知的事項(xiàng)，任免人員 。
（三）通報(bào)
適用于表彰先進(jìn)，批評錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或情況 。
（四）批復(fù)
適用于答復(fù)下級單位的請示事項(xiàng) 。
（五）意見
適用于對重要問題提出見解和處理辦法 。
（六）會(huì)議紀(jì)要
適用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng) 。
（七）簡報(bào)
適用于通報(bào)本單位相關(guān)經(jīng)營管理情況及其他各類信息 。
3公文制發(fā)程序
公文制發(fā)，指以本單位名義制發(fā)公文的過程，包括擬稿、審核、簽發(fā)、用印、登記、分發(fā)、存檔等程序 。
3.1 擬稿
擬稿也稱草擬、起草公文 。由具體負(fù)責(zé)的部門業(yè)務(wù)人員負(fù)責(zé) 。
3.1.1 領(lǐng)導(dǎo)交擬 。交擬是領(lǐng)導(dǎo)以口頭或書面的形式布置的任務(wù)，擬稿人必須明確領(lǐng)導(dǎo)交擬文稿的主題 。
3.1.2 了解情況，收集材料 。
3.1.3 明確文種 ， 編列提綱 。
3.1.4 全面構(gòu)思，擬寫正文 。
3.1.5 必須寫明發(fā)文日期、發(fā)文數(shù)量（文控必須留一份原件存檔）、收文機(jī)構(gòu)、抄送機(jī)構(gòu) 。
3.2 審核
公文起草后，必須由部門負(fù)責(zé)人審核，確保公文種類適合、公文用詞恰當(dāng)、公文內(nèi)容清晰、模板套用準(zhǔn)確、公文編號無誤后，方能上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批 。
3.3 簽發(fā)
3.3.1 公司公文需加蓋公章的，正常執(zhí)行公章審批程序，呈報(bào)各級領(lǐng)導(dǎo)審批、簽發(fā) 。
3.3.2 各類批復(fù)、意見等 ， 需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)（簽批領(lǐng)導(dǎo)或委托簽批人）在文件上批示、簽發(fā) 。
3.3.3 會(huì)議紀(jì)要必須經(jīng)與會(huì)最高領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)（由山東公司領(lǐng)導(dǎo)參加的會(huì)議紀(jì)要，由公司與會(huì)最高領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)） 。
3.3.4 簽發(fā)原則，確保與文件相關(guān)的各部門主任、分管領(lǐng)導(dǎo)均同意 。
3.4 用印
印章是機(jī)關(guān)職權(quán)的重要憑證，文件經(jīng)加蓋印章，就表示發(fā)文機(jī)關(guān)對發(fā)文的認(rèn)可，文件即具有法定的效力 。必須嚴(yán)格按照公司《印章管理制度》執(zhí)行 。
3.5 登記
為便于公司公文的查找、處理和統(tǒng)計(jì)等，文控需做好發(fā)文臺(tái)賬，登記發(fā)文編號、文件標(biāo)題、發(fā)文日期、備注等 。
3.6 分發(fā)
分發(fā)是指把已制成的公文發(fā)出 。分發(fā)的對象按文件上的要求，以及《公章審批單》上的發(fā)往單位，分別發(fā)出，要確保準(zhǔn)確無誤 。
4 收文處理
4.1 收文處理，是指對收到公文的處理過程 ， 包括登記、擬辦、批辦、承辦等程序 。
4.1 收文處理原則
4.1.1 公司所收到的公文，包括上級公司下發(fā)的公文和外部單位發(fā)給公司的公文 ， 各部室、員工個(gè)人均無權(quán)利自留 ， 必須交予文控存檔 。
4.1.2 收文處理必須確保上情下達(dá)、信息通暢，有布置、有落實(shí)，有責(zé)任人 。
4.2 收文處理流程
4.2.1 接收
上級公司通過辦公郵箱、辦公群下發(fā)的各類文件，均由文控負(fù)責(zé)查收；外部單位發(fā)給公司的文件，由相關(guān)業(yè)務(wù)人員接收后，交予文控接收 。
4.2.2 登記
上級公司及外部單位發(fā)來的文件均由文控做好《接收文件登記臺(tái)賬》（見“附件一”）登記工作 。
4.2.3 批辦
文控根據(jù)收到的文件，制作《文件批辦單》（見“附件二”） ， 根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)班子分工，報(bào)給分管領(lǐng)導(dǎo)批辦 。為保證工作效率 ， 批辦意見需明確“牽頭部室或人員、配合部室或人員”，確保責(zé)任明確 。
（一）分管領(lǐng)導(dǎo)作出批示的，文控將文件電子版發(fā)給相關(guān)部室，并由牽頭部室主任或指定的辦理人員，以及配合部室主任在批辦單上簽字確認(rèn) 。
（二）根據(jù)實(shí)際情況，需呈報(bào)給總經(jīng)理批示的，分管領(lǐng)導(dǎo)在批辦意見上注明，由文控呈報(bào)給總經(jīng)理作批示，審批單簽字確認(rèn)程序同上一條 。
（三）由文控做好《文件批辦單登記臺(tái)賬》（見“附件三”），并將批辦單編號、存檔 。
（四）由于文件緊急辦理，且無法呈報(bào)領(lǐng)導(dǎo)批辦的，由文控按照批辦程序 ， 通過郵件或電話形式呈報(bào)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行批辦后，將批辦意見告知責(zé)任人 ， 并在《文件批辦單臺(tái)賬》上注明“電話或郵件批示，***辦理”，以備查 。
4.2.4 落實(shí)
領(lǐng)導(dǎo)批示的辦理責(zé)任人，必須嚴(yán)格落實(shí)文件要求，做好上報(bào)、傳達(dá)等各項(xiàng)要求 。按照要求上報(bào)文件完畢的，必須確認(rèn)收件人已收到，并將電子版文件發(fā)給文控留存，文控將在《文件批辦單臺(tái)賬》上注明辦理結(jié)果 。
5 公文歸檔
5.1 以公司名義制發(fā)的公文，由文控留存1份原件，分類整理、歸檔，個(gè)人不得將應(yīng)當(dāng)歸檔的公文據(jù)為己有或者拒絕歸檔 。
5.2 以部室名義，聯(lián)合其他部室辦理的公文 ， 原件由主辦部室整理、歸檔，其他部室保存復(fù)制件或其他形式的公文副本 。
5.3 文控需將《接收文件登記臺(tái)賬》、《文件批辦單臺(tái)賬》、《文件批辦單》、文件、辦理結(jié)果留存 。
5.4 擬制、修改和簽批公文，應(yīng)用黑色簽字筆，不得使用鉛筆、圓珠筆、彩筆、純藍(lán)墨水進(jìn)行書寫 。
6 公文管理
6.1 公文由企業(yè)管理部統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、歸檔 。
6.2 公文除絕密級和注明不準(zhǔn)翻印的以外 ， 經(jīng)企業(yè)管理部分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可以翻?。⒔ⅰ豆姆√ㄕ恕罰案郊摹保?注明翻印的部室、日期、份數(shù)和印發(fā)范圍 。
6.3 公文復(fù)印件作為正式公文使用時(shí)，應(yīng)當(dāng)加蓋復(fù)印單位證明章 。
6.4不具備歸檔和存查價(jià)值的公文，企業(yè)管理部不予以接收、存檔 。
6.5銷毀秘密公文應(yīng)當(dāng)?shù)街付▓鏊啥艘陨媳O(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷 。
6.6機(jī)構(gòu)合并時(shí)，全部公文應(yīng)當(dāng)隨之合并管理 。機(jī)構(gòu)撤銷時(shí)，需要?dú)w檔的公文由原機(jī)構(gòu)整理（立卷）后 ， 移交檔案部門存檔 。
6.7工作人員調(diào)離工作崗位時(shí)，應(yīng)當(dāng)將本人暫存、借用的公文按照有關(guān)規(guī)定移交、清退 。
7 責(zé)任考核
7.1 各部室主任是本部室公文起草的第一負(fù)責(zé)人，如上報(bào)的公文出現(xiàn)文種錯(cuò)誤、公文內(nèi)容表達(dá)不清、出現(xiàn)錯(cuò)別字、標(biāo)點(diǎn)等錯(cuò)誤的，由企業(yè)管理部直接退回?cái)M稿部門 。
7.2 與其他部室相關(guān)的公文在簽發(fā)過程中，必須確保與文件相關(guān)的各部門主任、分管領(lǐng)導(dǎo)均已同意 ， 否則產(chǎn)生的一切問題，由擬稿部室負(fù)責(zé) 。
7.3 任何單位發(fā)往公司的公文 ， 各部室、員工個(gè)人均無權(quán)利自留，必須交予文控存檔 。否則因自留造成的一切損失，由員工個(gè)人承擔(dān) ， 各部室主任負(fù)連帶責(zé)任 。
7.4 文件經(jīng)批辦后，領(lǐng)導(dǎo)批示的辦理責(zé)任人必須嚴(yán)格落實(shí)文件要求上報(bào)文件，并且確認(rèn)收件人已收到 。否則因此產(chǎn)生的一切責(zé)任，由辦理責(zé)任人負(fù)責(zé) 。
8本制度適用于公司全體員工，自**年**月**日起生效，最終解釋權(quán)歸企業(yè)管理部（總經(jīng)辦） 。
