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電腦辦公速成培訓(xùn) 辦公軟件速成( 二 )

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當(dāng)然，還是要強(qiáng)調(diào)的是，我們并不要求做到每一個(gè)模塊都完全掌握（事實(shí)上這也是幾乎不可能的），但是至少要做到對(duì)每一模塊都清楚它能提供什么樣的功能，這樣你對(duì)Excel的認(rèn)知就上了一個(gè)層次 。2、建立對(duì)Excel的全盤認(rèn)識(shí)知識(shí)框架是指導(dǎo)思想，只有指導(dǎo)思想是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，因?yàn)槲覀儾恢肋@個(gè)框架下蘊(yùn)含的知識(shí)點(diǎn)寶藏是什么 。
因此如果想要成為Excel高手，需要對(duì)Excel的知識(shí)點(diǎn)有全面的認(rèn)識(shí)以及組合知識(shí)點(diǎn)的能力，最終達(dá)到具有解決新問題的能力 。所謂全盤認(rèn)識(shí)，是指對(duì)Excel各個(gè)功能點(diǎn)的深入認(rèn)知，一個(gè)簡(jiǎn)單、有效的方法就是把Excel的功能四分五裂（搞清楚Excel的所有菜單） 。Excel的幾乎所有操作和能實(shí)現(xiàn)的功能都蘊(yùn)含在菜單中，把這些菜單搞明白了，很多看似困難的問題，實(shí)際上Excel中就有直接的解決方案 。
舉例說明，有同事經(jīng)常問我如何將多行數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成多列，他們不知道這個(gè)功能在Excel中叫做轉(zhuǎn)置，只需要點(diǎn)一個(gè)按鈕就能完成的操作；另外一個(gè)經(jīng)常被問道的問題是，在Excel中如何批量選中圖形，有時(shí)制作一個(gè)流程圖，需要整體移動(dòng)，按著Ctrl鍵一個(gè)一個(gè)圖形選擇太麻煩了，這在Excel中也是一個(gè)按鈕就可解決的問題 。
上面這兩項(xiàng)功能按鈕，它們?cè)谀睦锬?？很多人可能想都想不到，它們就在Excel中最常用的【開始】菜單中，如圖所示，在【開始】→【剪切板】→【粘貼】中有【轉(zhuǎn)置】功能，在【開始】→【編輯】→【查找和選擇】有【選擇對(duì)象】和【選擇窗格】功能 。Excel中開始菜單是我們最常使用的菜單，但是我隨手舉的這兩個(gè)例子，有多少人知道呢？Excel的菜單有那么多，又蘊(yùn)含了多少被我們遺忘的功能呢？相信我，把Excel菜單一個(gè)一個(gè)過一遍，你的Excel水平已超過你周圍多數(shù)人了 。
建議大家使用思維導(dǎo)圖軟件（推薦Xmind）或者大綱類軟件（推薦幕布）把這些菜單的層級(jí)結(jié)構(gòu)記錄下來，做成一張張?bào)w系化的圖 。這個(gè)過程達(dá)到的理想效果是：一提到某個(gè)功能點(diǎn)，你就能馬上想起來這個(gè)功能點(diǎn)在哪個(gè)菜單下面；看到某一類問題，就能簡(jiǎn)單判斷Excel能否完成這樣的功能 。3、使用幫助文件進(jìn)行深度學(xué)習(xí)Excel的幫助文件絕對(duì)是學(xué)習(xí)Excel最地道的一手材料，可以說市面上多數(shù)書籍都或多或少會(huì)引用幫助文件中的教程 。
另一方面，作為官方的幫助文件，是由一批最懂Excel的人編寫的，在每一項(xiàng)功能的深度方面，可以說無法匹敵 。要深入學(xué)習(xí)Excel的基本功，最好的辦法是用F1調(diào)出Excel的聯(lián)機(jī)幫助文件，集中精力學(xué)習(xí)這個(gè)功能，這一招在學(xué)習(xí)Excel函數(shù)的時(shí)候特別適用 。就舉個(gè)最簡(jiǎn)單的例子，Excel中最常用的函數(shù)SUM，這是一個(gè)幾乎所有人都會(huì)用的函數(shù)，但是能把他的功能完全榨干么？如圖所示為Excel幫助文件中“使用SUM函數(shù)最佳做法”里的內(nèi)容之一，這部分內(nèi)容告訴我們SUM函數(shù)在最常規(guī)的求和之外，還有那些特別用法 。
另外，關(guān)于跨工作表求和，比如需要求出Sheet1到Sheet3中A2單元格之和，你會(huì)怎么寫公式，相信多數(shù)人會(huì)寫出這樣的公式：=Sheet1!A2Sheet2!A2Sheet3!A2 。其實(shí)，SUM函數(shù)有強(qiáng)大的跨工作表求和能力，這些都在幫助文件中寫著呢，如圖所示，寫出的公式為=SUM(Sheet1:Sheet3!A2)，如果需要跨表求和的工作表有很多，這個(gè)公式的效率有多高大家應(yīng)該能體會(huì)到吧 。
可以看出，通過Excel幫助文件學(xué)習(xí)，可以深入學(xué)習(xí)每一個(gè)功能，這是其他任何教程都比不上的 。4、使用搜索引擎進(jìn)行廣度學(xué)習(xí)Excel幫助文件這么厲害，是不是只學(xué)習(xí)幫助文件就可以成為Excel高手了呢？當(dāng)然不是，只學(xué)習(xí)Excel幫助文件充其量能成為Excel知識(shí)專家，要想成為Excel高手，還需要大量實(shí)踐以及本節(jié)要講的廣度學(xué)習(xí) 。

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